Häufige Fragen von unseren Experten beantwortet

Immer wieder kommt es vor, dass einige Fragen von vielen Vereinen gleichermaßen gestellt werden. Diese haben wir Ihnen mit den entsprechenden Antworten unserer Experten folgend zusammengestellt. 

Zu den Themen:
Satzung & Satzungsänderung
Haftung
Vorstand
Beschäftigungsverhältnisse im Verein - Vergütungen - Übungsleiter & Ehrenamtspauschale
Mitglieder
Gemeinnützigkeit
Steuern und Finanzen
Datenschutz

Satzung & Satzungsänderung

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Sind Beschlüsse in der Mitgliederversammlung ungültig, wenn ein nicht Nichtmitglied mit abgestimmt hat?

Grundsätzlich dürfen an der Mitgliederversammlung nur Mitglieder teilnehmen und auch nur diese dürfen, soweit es ihnen nicht nach der konkreten Vereinssatzung genommen ist, sich an Abstimmungen in der Mitgliederversammlung beteiligen. In der Regel sind Beschlüsse, welche unter Beteiligung von Nichtmitgliedern gefasst wurden, unwirksam.

Jedoch sind die Beschlüsse dann wirksam, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Beteiligung des Nichtmitglieds an der Mitgliederversammlung und der Abstimmung keine Auswirkungen auf das Beschlussergebnis hatte. Das erfordert zum einen, dass sich das Nichtmitglied bei der entsprechenden Beschlussfassung nicht mit einem Redebeitrag beteiligt hat. Hat das Nichtmitglied aber zu dieser Beschlussfassung einen Redebeitrag gebracht, so kann nicht ausgeschlossen werden, dass sein Redebeitrag das Ergebnis beeinflusst hat. Weiter muss das Abstimmungsergebnis so sein, dass rechnerisch auch bei der Nichtbeteiligung des Nichtmitglieds das gleiche Ergebnis zustande gekommen wäre.

Wie kann zu einer Mitgliederversammlung eingeladen werden, wenn der vertretungsberechtigte Vorstand nicht mehr im Amt ist?

Ist für die Einberufung der Mitgliederversammlung der vertretungsberechtigte Vorstand des Vereins zuständig, aber nicht mehr im Amt, so sind in entsprechender Anwendung des § 70 BGB die im Vereinsregister als Vorstand eingetragene Personen – unabhängig von ihrer wirksamen Bestellung und ohne Rücksicht auf die Beendigung ihres Amtes – befugt, eine Mitgliederversammlung einzuberufen (OLG Brandenburg, Urt. v. 11.09.2012, Az. 11 U 80/09; OLG Düsseldorf, Beschl. v. 11.11.2011, Az. 3 Wx 194/11; BayObLG, Urt. v. 17.01.1985, Az. BReg 2 Z 74/84). Verweigern sie das, müsste beim Amtsgericht die Bestellung eines Notvorstands beantragt werden, der dann (wirksam) zur Mitgliederversammlung einladen darf.

Kann der zur Mitgliederversammlung einladende Vorstand vor der Versammlung Punkte von der Tagesordnung streichen?

Was die Absetzung von Tagesordnungspunkten in der Mitgliederversammlung anbelangt, so kann der jeweilige Antragsteller natürlich den von ihm gestellten Antrag bis zur Abstimmung darüber noch zurücknehmen. Das gilt auch für die vom Vorstand in der Einladung mitgeteilten Anträge des Vorstands. Sofern dann nicht ein Mitglied oder eine andere in der Mitgliederversammlung dazu antragsberechtigte Person -auch noch in der Mitgliederversammlung- einen gleichlautenden Antrag stellt, ist die Beschlussfassung nicht mehr möglich. 

Müssen das Finanzamt sowie das Amtsgericht vor einer Satzungsänderung einen Satzungsentwurf erhalten?

Aus rechtlicher Sicht ist es grundsätzlich nicht erforderlich, dass ein Verein eine beabsichtigte Satzungsänderung mit dem Amtsgericht (Vereinsregister) oder dem Finanzamt vor der Beschlussfassung abspricht. Es besteht jedoch im Einzelfall die Möglichkeit, dass das Vereinsregister nach der Beschlussfassung der Änderungen einzelne davon oder alle für rechtlich unwirksam hält oder das Finanzamt durch die Änderungen die Steuerbegünstigung als gefährdet ansieht. Deshalb ist es in Zweifelsfällen empfehlenswert, vor der Versendung des Satzungsänderungsentwurfs an die Mitglieder des für die Satzungsänderung zuständigen Vereinsorgans beim Amtsgericht oder dem Finanzamt, je nach Zweifelslage, anzufragen, ob von deren Seite bezüglich der beabsichtigten Änderungen Bedenken bestehen. 

Das Amtsgericht ist nicht zu einer Antwort verpflichtet. Im Saarland antworten die Registergerichte jedoch regelmäßig auf solche Anfragen.

Muss ein Verein zwingend Kassenprüfer bestimmen? Bei Mehrspartenvereinen: Müssen die Kassenprüfer des Hauptvereins auch die Kassen der einzelnen Sparten prüfen?

Im Vereinsrecht des Bürgerlichen Gesetzbuches ist eine regelmäßige Prüfung der Geschäftsführung des Vorstands nicht vorgesehen. Gleichwohl finden solche Prüfungen bei fast allen Vereinen in unterschiedlichem Umfang statt. Dazu sind sogenannte Kassenprüfer, Rechnungsprüfer oder Revisoren etc. berufen (Burhoff, Vereinsrecht, 9. Aufl. 2014, Rn. 632). Diese Ämter haben sich aus der Vereinspraxis heraus entwickelt, so dass die Regelungen der jeweiligen Vereinssatzung oder Beschlüsse der Mitgliederversammlung, ob es überhaupt entsprechende Ämter gibt, wieviele Personen dafür vorgesehen sind, welche Prüfungspflichten sie haben und welche Konsequenzen sich aus dem Ergebnis der Prüfungen ergeben, entscheidend sind.

Ohne eine Satzungsregelung oder ohne eine ausdrücklich anders lautende Satzungsbestimmung ist der Auftrag dieser Prüfer regelmäßig beschränkt auf die Kassenführung des Vereins als solche sowie auf die Prüfung, ob die Mittel wirtschaftlich verwendet worden sind, ob die Ausgaben sachlich begründet, rechnerisch richtig und belegt sind (Stöber/Otto, Handbuch zum Vereinsrecht, 11. Aufl. 2016, Rn. 560) und ob sie die gegebenenfalls in einem Haushaltsplan festgelegten Ansätze nicht überschreiten (BGH, Urt. v. 14.12.1987, Az. II ZR 53/87).

Vorbehaltlich abweichender Regelungen in der Vereinssatzung ist also die Kassenführung des Vereins zu prüfen, wozu alle Kassen gehören. Dabei gehören rechtlich die Kassen der Abteilungen zu der Kasse des Vereins, sofern nicht die Abteilungen rechtlich selbständig, insbesondere selbst Steuersubjekt mit eigener Steuernummer sind. Deshalb sind die Kassen der Abteilungen vom Verein auch bei seiner Steuererklärung mit zu berücksichtigen. 

Muss die Vereinssatzung nach einer Änderung beim Vereinsregister angemeldet werden? Wann ist die Satzungsänderung gültig?

Nach der Beschlussfassung der Satzungsänderung durch das zuständige Vereinsorgan muss der vertretungsberechtigte Vorstand im Sinne des § 26 BGB in vertretungsberechtigter Zahl die Änderungen zur Eintragung beim Vereinsregister anmelden (§ 71 Abs. 1 Satz 2 BGB). Denn erst mit der Eintragung in das Vereinsregister wird die Satzungsänderung wirksam (§ 71 Abs. 1 Satz 1 BGB). 

Die Unterschriften des Vorstands unter der Anmeldung, nicht das Protokoll der Versammlung oder die Unterschriften darunter, müssen öffentlich beglaubigt werden (§ 77 BGB). Das erfolgt in der Regel durch einen Notar, der damit (nur) die Echtheit der Unterschriften bestätigt. 

Die Anmeldung ist das Schreiben, mit dem dem Gericht die Änderungen zur Eintragung in das Vereinsregister angezeigt werden. Das Protokoll ist der Anmeldung lediglich in Kopie als Anlage beizufügen. Außerdem ist der Anmeldung neben dem Protokoll der Mitgliederversammlung auch eine konsolidierte Fassung der Satzung beizufügen, also ein vollständiger Text der Satzung in der neuen Fassung (§ 71 Abs. 1 S. 3 BGB).

Muss bei jeder Änderung des Vorstandes eine geänderte Satzung beim zuständigen Amtsgericht eingereicht werden?

Nach § 67 BGB ist jede Änderung im nach § 26 BGB vertretungsberechtigten Vorstand des Vereins vom Vorstand zur Eintragung in das Vereinsregister anzumelden. Die Anmeldung muss von dem Vorstand in öffentlicher Form beglaubigt sein (in der Regel durch den Notar). Außerdem muss die Kopie einer Urkunde vorgelegt werden, aus der sich die Änderung ergibt. 

Bei der Änderung durch Neuwahl eines vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieds ist dies in der Regel das Protokoll der Versammlung, in der die Wahl stattgefunden und die gewählte Person die Annahme des Amtes erklärt hat. Bei der Änderung durch Rücktritt im vertretungsberechtigten Vorstand erfolgt in der Regel durch die Vorlage des Rücktrittschreibens des Vorstandsmitglieds.

Da in der Vereinssatzung in der Regel die einzelnen Amtsinhaber der Vorstandsämter nicht namentlich aufgeführt sind, muss nach eine Änderung im Vorstand normalerweise keine Satzungsänderung mitsamt Eintragung der Änderung im Vereinsregister erfolgen.

Bei Wiederwahl aller Mitglieder des vertretungsberechtigten Vorstands, gibt es keine Änderungen, welche in das Vereinsregister eingetragen werden müssten. Dann sind auch keine Änderungen anzumelden.

Auch bei Änderungen oder Neuwahlen im Vorstand der nicht zum vertretungsberechtigten Vorstand nach § 26 BGB gehört, muss dies nicht beim Amtsgericht angezeigt werden.

Muss in der Satzung geregelt werden, wer Zugriff auf Daten der Mitgliederdatenbank erhalten darf? Muss dies an bestimmte Vorstandsämter gebunden sein?

Es ist derzeit rechtlich nicht erforderlich, dass in der Satzung geregelt wird, wer Zugriff auf welche Daten des Vereins hat. Aber es kann gemacht werden. Flexibler wäre der Verein, wenn er entsprechende Regelungen nicht direkt in der Satzung sondern der Datenschutz im Verein in einer Vereinsordnung geregelt wird. Sofern die Satzung nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt, wäre dann für den Erlass der Vereinsordnung und deren Änderungen die Mitgliederversammlung zuständig. Es für die Verabschiedung oder nachfolgende Änderung die einfache Mehrheit genügen und es wäre auch -im Gegensatz zu Satzungsänderungen (§ 71 Abs. 1 Satz 1 BGB)- keine Eintragung in das Vereinsregister erforderlich, damit die Vereinsordnung bzw. deren Änderungen wirksam werden.

Gibt es keine ausdrücklichen Regelungen zum Datenschutz in der Satzung oder einer wirksamen Vereinsordnung, dann ist nach § 28 Abs. 1 Nr. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) trotzdem das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung als Mittel für die Erfüllung der Geschäftszwecke des Vereins zulässig, wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Mitgliedschaftsverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist. Es müsste also in jedem Einzelfall geprüft werden, wer im Vorstand welche Daten für die vorgenannten Zwecke tatsächlich braucht.

Sofern ein Verein sich für eine Datenschutzregelung entscheidet (egal ob in der Satzung oder einer Vereinsordnung), darf diese in der Regel nur dann inhaltlich über die Regelungen des § 28 Abs. 1 BDSG hinausgehen, wenn zusätzlich jedes Mitglied in die entsprechende Erhebung, Verarbeitung, Nutzung oder Verwendung ausdrücklich und schriftlich eingewilligt hat.

Müssen nicht besetzte Vorstandsämter aus der Satzung gestrichen werden?

Sollten einzelne Vorstandsämter nicht besetzt werden können, brauchen diese aus rechtlicher Sicht nicht aus der Satzung gestrichen zu werden. Sollte allerdings der Verein wegen (einzelner) fehlender Vorstandsmitglieder nicht mehr nach § 26 BGB vertreten sein, empfiehlt es sich über eine Anpassung der Vereinssatzung an diese Situation nachzudenken.

Ist es möglich, durch eine Satzungsregelung Abteilungen eines Vereins finanziell bzw. steuerrechtlich vom Hauptverein abzugrenzen - insbesondere hinsichtlich der Haftung des Hauptvorstands für die finanziellen Fehler von Abteilungsvorständen?

Nach § 51 Satz 3 Abgabenordnung (AO) gelten funktionale Untergliederungen (also Abteilungen) von Vereinen selbst nicht als selbständige Steuersubjekte. Grund dafür ist, dass verhindert werden soll, dass Vereine ihre Abteilungen verselbständigen, um zum Beispiel die Besteuerungsfreigrenze von 35.000 € gemäß § 64 Abs. 3 AO, die Zweckbetriebsgrenze "Sport" von 45.000 € (bis zum Veranlagungszeitraum 2012: 35.000 €) gemäß § 67a Abs. 1 AO oder die übrigen in den Einzelsteuergesetzen gewährten Freigrenzen und Freibeträge, insbesondere die Grenze von 17.500 € (Kleinunternehmer-Regelung des § 19 Umsatzsteuergesetz) mehrfach in Anspruch zu nehmen. Auch dann, wenn die Abteilungen (zum Beispiel Fußball-, Handball-, Tennis-, Turnabteilungen usw.) eine gewisse Selbständigkeit besitzen, sind sie nicht als selbständige Steuersubjekte zu behandeln. Steuersubjekt ist der Hauptverein. Alle Aktivitäten, die in den einzelnen Abteilungen stattfinden, sind steuerrechtlich als solche des Hauptvereins anzusehen.

Für die steuerlichen Belange müssen daher die einzelnen Abteilungen alle Einnahmen und Ausgaben, die von ihnen erwirtschaftet bzw. getätigt worden sind, dem Hauptverein melden. Der Hauptverein hat dieses Zahlenmaterial in sein Rechenwerk zu übernehmen und muss die steuerlichen Konsequenzen aus den einzelnen Aktivitäten ableiten (zum Beispiel Umsatz- und Vorsteuerbeträge ermitteln, ertragsteuerliche Ergebnisse feststellen). Die Abteilungen müssen alle Einnahmen und Ausgaben und nicht die saldierten Ergebnisse (= Gewinne oder Verluste) dem Hauptverein melden. In dem Rechenwerk des Hauptvereins sind diese Einnahmen und Ausgaben dem jeweiligen Tätigkeitsbereich zuzuordnen.

Zu empfehlen ist allerdings eine Satzungsregelung, wonach die Abteilungsvorstände verpflichtet sind, die Einnahmen und Ausgaben der Abteilung zum Ende des Veranlagungsjahres dem Vorstand des Hauptvereins vollständig und unter Vorlage der entsprechenden Belege zu melden und darüber hinaus schriftlich zu erklären, dass die Angaben und Unterlagen vollständig sind.

Formulierungsbeispiel: Die jeweilige Abteilung hat unter Beachtung der steuerlichen Grundsätze jeweils zum Ende eines Kalenderjahres die Einnahmen/Ausgaben dem Vorstand des Vereins mit den entsprechenden Belegen vorzulegen. Zudem muss der Abteilungsleiter eine Erklärung unterzeichnen, in der er die Vollständigkeit der vorgenannten Daten und Unterlagen versichert.

Dadurch wird -zumindest solange der Vorstand des Hauptvereins keine Hinweise auf Verstöße des Abteilungsvorstands gegen diese Satzungspflichten hat- die persönliche Haftung des Vorstands des Hauptvereins für diesen Bereich grundsätzlich ausgeschlossen. Es bleibt aber bei der steuerrechtlichen Verantwortlichkeit des Hauptvereins, auch für die Abteilungen.

Die Abteilungen können tatsächlich nur dann selbständige Rechtssubjekte werden, indem diese satzungstechnisch von dem Hauptverein völlig gelöst werden und sich deren Verbindung zum Hauptverein dann eigentlich auf die Mitgliedschaft der Abteilung im Hauptverein beschränkt. Insbesondere müssen die Leitung der Abteilungen und deren Finanzen völlig unabhängig von denen des Hauptvereins sein. Das käme aber einer "Zerstückelung" des Hauptvereins gleich, weil die Abteilungen dann auch erleichtert aus dem Hauptverein austreten könnten.

Haftung

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Was gibt es bei dem Einsatz von minderjährigen Übungsleitern hinsichtlich deren Haftung als Verein zu beachten?

Grundsätzlich kommt es bei der Frage der Haftung des Übungsleiters für Pflichtverletzungen gegenüber den Übungsteilnehmern und/oder dem Verein nicht darauf an, ob dieser volljährig oder minderjährig ist. Alleine entscheidend ist, ob der konkrete Übungsleiter in der Lage ist, die Übungsstunden sach- und fachgerecht durchzuführen. Natürlich spricht einiges dafür, dass ältere Übungsleiter mehr Erfahrung haben als jüngere. Zwingend ist das aber nicht, schon weil die Dauer der Berufserfahrung und das Alter nicht gleich zu setzen sind. Demnach kommt es bezüglich der beabsichtigten Einsetzung minderjähriger Übungsleiter alleine darauf an, ob diese für die von ihnen auszurichtenden Übungsstunden ausreichend qualifiziert sind, was auch durch entsprechende Lizenzen nachgewiesen werden kann. Aber auch die Absolvierung entsprechender Lehrgänge für Übungsleiter ist nicht zwingend zum Nachweis einer ausreichenden Qualifikation.

Eines gibt es jedoch zu bedenken: Bei dem Abschluss des Übungsleitervertrages zwischen dem Verein und dem minderjährigen Übungsleiter bedarf es in der Regel der Zustimmung der (beiden) Erziehungsberechtigten, da es sich hierbei um Verträge mit beschränkt geschäftsfähigen Personen handelt. Die Minderjährige kann den Vertrag nicht alleine abschließen.

Liegt das Haftungsrisiko alleinig bei den vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern?

Beim Verein haftet nicht automatisch jeder, der den Verein auch vertreten darf. Aus Rechtsgeschäften des Vereins haftet einem Dritten gegenüber immer nur der Verein, nicht das für den Verein handelnde Vorstandsmitglied oder gar der gesamt vertretungsberechtigte Vorstand. Allerdings haften neben dem Verein das für den Verein handelnde Vorstandsmitglied für von ihm begangene unerlaubte Handlungen (z.B. Sachbeschädigung, Betrug) nach den allgemeinen Vorschriften (§§ 823, 840 Abs. 1 BGB). 

Ein Beispiel: Ein vertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied schließt mit einem Sportmaterial-Hersteller einen Vertrag über die Lieferung von teuren Sportgeräten ab, dann haftet nur das Vereinsvermögen für die Erfüllung dieses Vertrages. Das vertretungsberechtigte Vorstandsmitglied haftet nur dann persönlich (neben dem Verein), wenn schon bei Abschluss des Vertrages klar gewesen ist, dass der Verein die Verpflichtungen aus dem Vertrag nicht erfüllen kann (Betrug).

Sollte der Verein grundsätzlich von jedem Trainer, der in der Jugendarbeit des Vereins tätig ist, ein Führungszeugnis verlangen?

Es gibt keine gesetzliche Regelung, die Vereine generell zwingen würde, von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, egal ob bezahlt oder ehrenamtlich tätig, ein erweitertes Führungszeugnis zu verlangen, weil sie mit Kindern und Jugendlich zu tun haben.

Richtig ist aber, dass es für die Träger der öffentlichen Jugendhilfe in § 72a SGB VIII eine Bestimmung gibt, wonach diese nur Personen beschäftigen dürfen, die nicht wegen Straftaten vorbestraft sind, die in einem erweiterten Führungszeugnis ausgewiesen würden. Die Träger der öffentlichen Jugendhilfe sollen auch durch Vereinbarungen mit den Trägern der freien Jugendhilfe sicherstellen, dass diese ebenfalls keine entsprechend vorbestrafte Person beschäftigen. Diese Voraussetzungen sind grundsätzlich bei der Kinder- und Jugendarbeit der Vereine nicht gegeben, da diese in der Regel keine Träger der freien Jugendhilfe sind. Doch dazu gibt es Ausnahmen. Ob Ihr Verein eine solche Ausnahme ist, kann nur im Einzelfall geprüft werden.

Allerdings kann sich in einem Verein die Pflicht zur Vorlage von erweiterten Führungszeugnissen durch die mit Kindern und Jugendlichen tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch aus anderen Regelungen ergeben. So können die öffentliche Hand oder auch sonstige Organisationen Zuwendungen an den Verein davon abhängig gemacht haben, dass der Verein in der Kinder- und Jugendarbeit nur Personen einsetzt, die ein erweitertes Führungszeugnis ohne negative Eintragungen vorgelegt haben. Oder es gibt eine entsprechende Selbstverpflichtung des Vereins. Denn ob ein Verein grundsätzlich von allen Personen die Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses fordert, die vom Verein in der Kinder- oder Jugendarbeit eingesetzt werden, entscheidet jeder Verein -für den es keinen gesetzlichen oder sonstigen rechtlichen Zwang gibt- für sich selbst. Jedoch schafft es im Rahmen der Wirkung gegenüber Mitgliedern oder zukünftigen Mitgliedern Vertrauen schaffen, wenn der Verein grundsätzlich das erweiterte Führungszeugnis einsehen würde.

Kann die Haftung der Vorstands- oder Vereinsmitglieder in der Satzung begrenzt werden?

Bereits seit 2009 ist die Haftung des Vorstands, der unentgeltlich tätig ist oder für seine Tätigkeit eine Vergütung von nicht mehr als 720 € jährlich erhält, für einen bei der Wahrnehmung seiner Pflichten dem Verein oder einem Mitglied verursachten Schaden auf Vorsatz und grober Fahrlässigkeit beschränkt. Sind solche Vorstandsmitglieder einem anderen zum Ersatz eines Schadens verpflichtet, den sie bei der Wahrnehmung ihrer Pflichten verursacht haben, so können sie von dem Verein die Befreiung von der Verbindlichkeit verlangen. Das gilt nicht, wenn der Schaden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurde.

Im Jahr 2013 wurde diese gesetzliche Haftungsbeschränkung auch auf die für den Verein tätigen Mitglieder erweitert (§ 31b BGB).

Nach der Rechtsprechung ist es aber auch erlaubt, dass ein Verein in seiner Satzung die vorgenannte Haftung auf die Fälle des Vorsatzes beschränkt (OLG Nürnberg, Beschl. v. 13.11.2015, Az. 12 W 1845/15).

Formulierungsbeispiel:

Haftung von Organmitgliedern und besonderen Vertretern

Sind Mitglieder des Vorstands unentgeltlich tätig oder erhalten sie für ihre Tätigkeit eine Vergütung, die den in § 3 Nr. 26a EStG festgelegten Betrag nicht übersteigt, haften sie dem Verein für einen bei der Wahrnehmung ihrer Pflichten verursachten Schaden nur bei Vorliegen von Vorsatz. Das gilt auch für die Haftung gegenüber den Mitgliedern des Vereins. Ist streitig, ob ein Vorstandsmitglied einen Schaden vorsätzlich verursacht hat, trägt der Verein oder das Vereinsmitglied die Beweislast.

Sind die vorgenannten Vorstandsmitglieder einem anderen zum Ersatz eines Schadens verpflichtet, den sie bei der Wahrnehmung ihrer Pflichten verursacht haben, so können sie von dem Verein die Befreiung von der Verbindlichkeit verlangen. Das gilt nicht, wenn der Schaden vorsätzlich verursacht wurde.


Haftung von Vereinsmitgliedern

Sind Vereinsmitglieder unentgeltlich für den Verein tätig oder erhalten sie für ihre Tätigkeit eine Vergütung, die den in § 3 Nr. 26a EStG festgelegten Betrag nicht übersteigt, haften sie dem Verein für einen Schaden, den sie bei der Wahrnehmung der ihnen übertragenen satzungsgemäßen Vereinsaufgaben verursachen, nur bei Vorliegen von Vorsatz. Ist streitig, ob ein Vereinsmitglied einen Schaden vorsätzlich verursacht hat, trägt der Verein die Beweislast.

Sind die vorgenannten Vereinsmitglieder einem anderen zum Ersatz eines Schadens verpflichtet, den sie bei der Wahrnehmung der ihnen übertragenen satzungsgemäßen Vereinsaufgaben verursacht haben, so können sie von dem Verein die Befreiung von der Verbindlichkeit verlangen. Das gilt nicht, wenn die Vereinsmitglieder den Schaden vorsätzlich verursacht haben.

Müssen Eltern von Kindern und Jugendlichen explizit auf den Beginn und das Ende der Aufsichtspflicht des Übungsleiters hingewiesen werden?

Die Aufsichtspflicht über Minderjährige erlangt jemand nur, wenn das Gesetz dies vorsieht (z. B. bei Eltern), die Aufsichtspflicht vertraglich übernommen wird (z. B. Tagesmutter) oder aber sich aus dem tatsächlichen Verhalten ergibt (z. B. Durchführung Jugendtraining in Abwesenheit der Eltern). Damit verbunden sind eindeutig bestimmbare Bereiche, in denen eine Aufsichtspflicht gegeben ist oder nicht.

Beim Training im Sportverein beginnt die Aufsichtspflicht des Vereins, ausgeübt durch den Trainer und/oder Übungsleiter, ab dem Zeitpunkt, ab dem die Eltern die Aufsichtspflicht nicht mehr wahrnehmen können. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Eltern die Schwimmhalle nicht betreten können, so dass die Aufsichtspflicht des Vereins dort beginnt, wo die Eltern nicht mehr ihre Aufsichtspflicht ausüben können. Das ist in der Regel von Beginn des Trainings bis zum Ende des Trainings. Je nach Sportart oder tatsächlicher Handhabung können diese Zeitpunkte aber auch abweichend sein. Am eindeutigsten ist es, wenn zwischen dem Verein und den Eltern ganz klare (und beweisbare) Vereinbarungen bestehen, wann die Aufsichtspflicht des Vereins beginnt und wann sie endet. Vereinbarungen setzen für ihre Wirksamkeit, wie der Name schon sagt, voraus, dass deren Inhalt beiden Seiten bekannt ist und beide Seiten damit einverstanden sind. Dem genügt zum Beispiel die mündliche und schriftliche Information der Eltern des teilnehmenden Minderjährigen vor der ersten Trainingseinheit.

Ein Hinweis auf der Internetseite genügt aus rechtlicher Sicht (alleine) nicht, da der Inhalt der Internetseite von den Eltern eines Minderjährigen nicht zwingend bekannt ist und man deshalb auch nicht von einer entsprechenden Beschränkung durch eine Vereinbarung ausgehen kann. Jedoch ist der Hinweis auf der Internetseite aus rechtlicher Sicht unschädlich und kann im Einzelfall vielleicht das eine oder andere Missverständnis vermeiden. 

Vorstand

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In welchem Zeitraum müssen erneute Wahlen durchgeführt werden, sofern sich für ein Vorstandsamt niemand gefunden hat?

Sofern Sie den Vorstand in der nächsten ordentlichen Mitgliederversammlung nicht oder nicht vollständig besetzen können, gibt es keine gesetzliche Regelung, innerhalb welchen Zeitraums eine außerordentliche Mitgliederversammlung für den erneuten Versuch der Vorstandswahl (zumindest für die noch freien Ämter) durchzuführen ist. Es gilt jedoch, sofern der Verein durch die Vakanz von Vorstandsämtern nach außen und/oder innen rechtlich nicht (voll) handlungsfähig ist, muss sich schnellstmöglich um eine Lösung bemüht werden.

Wie wird ein Notvorstand bestellt?

Zur Bestellung eines Notvorstandes darf das Gericht nicht von sich aus tätig werden, sondern grundsätzlich nur auf Antrag eines Beteiligten. Antragsberechtigt sind jedes Vereinsmitglied (OLG Schleswig, Beschl. v. 04.12.2012, Az. 2 W 49/12), jedes vertretungsberechtigte Vorstandsmitglied, jeder Gläubiger des Vereins sowie jeder, der gegen den Verein ein Recht verfolgt. Ferner ist auch derjenige Beteiligter, gegen den der Verein Klage erhoben hat. Antragsberechtigt ist auch eine andere Körperschaft (z. B. übergeordneter Verband), der der Verein als Mitglied angehört (Sauter/Schweyer/Waldner, Der eingetragene Verein, 20. Aufl. 2016, Rn. 294). 

Der Antrag bedarf keiner besonderen Form. Er kann schriftlich oder zu Protokoll des Urkundsbeamten der Geschäftsstelle des Amtsgerichts (Registergerichts) gestellt werden. Der Antragsteller kann bestimmte Personen als Notvorstandsmitglieder vorschlagen. Das Gericht ist jedoch an Vorschläge des Antragstellers nicht gebunden. Es kann sogar keine der vorgeschlagenen Personen, sondern einen neutralen Dritten, notfalls ein Nichtvereinsmitglied bestellen. Wenn in der Satzung bestimmt ist, dass der Vorstand (oder das „fehlende“ Vorstandsmitglied) eine besondere Qualifikation oder einen bestimmten Beruf haben muss, soll sich das Gericht bemühen, für das Amt des Notvorstands eine Persönlichkeit zu gewinnen, die diesen Anforderungen entspricht. Die Bestellung eines Notvorstands wird regelmäßig von der Zahlung eines Gebührenvorschusses durch den Antragsteller abhängig gemacht (Sauter/Schweyer/Waldner, Der eingetragene Verein, 20. Aufl. 2016, Rn. 294a).

Der Bestellungsbeschluss wird nach § 40 Abs. 1 FamFG mit der Bekanntgabe an den Notvorstand wirksam. Daneben ist der Beschluss auch dem Antragsteller als Beteiligtem bekanntzugeben ist (§ 41 Abs. 1 Satz 1 FamFG). Soweit noch amtierende Vorstandsmitglieder vorhanden sind, ist ihnen von der Notbestellung Mitteilung zu machen. Der Beschluss über die Notbestellung bleibt wirksam bis zur Aufhebung des Beschlusses durch das Beschwerdegericht, selbst wenn die Voraussetzungen für die Notbestellung nicht gegeben waren (Sauter/Schweyer/Waldner, Der eingetragene Verein, 20. Aufl. 2016, Rn. 296).

Das gerichtlich bestellte Vorstandsmitglied erhält regelmäßig die volle Rechtsstellung, die das „fehlende“ Vorstandsmitglied nach der Satzung und dem Gesetz innehat. Das Amtsgericht kann jedoch die Befugnisse des Bestellten auf einzelne oder auf einen bestimmten Kreis von Angelegenheiten beschränken (Sauter/Schweyer/Waldner, Der eingetragene Verein, 20. Aufl. 2016, Rn. 297). 

Der Notvorstand erwirbt zwar keinen Anspruch auf Vergütung gegen den Staat oder den Antragsteller, aber nach § 612 BGB gegen den Verein. Das gilt jedenfalls dann, wenn der Bestellte nicht Mitglied des Vereins ist. Erklärt sich ein Vereinsmitglied bereit, ein nach der Satzung ehrenamtliches Vorstandsamt als Notvorstand zu übernehmen, so erlangt es damit regelmäßig keinen Anspruch auf eine Vergütung, sondern nur auf Ersatz seiner Auslagen. Umgekehrt kann sich der Verein nicht darauf berufen, dass der Vorstand nach der Satzung ehrenamtlich tätig sei, wenn das Gericht eine Person zum Notvorstand ernennt, die lediglich aufgrund ihres Berufes (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater) bereit ist, die Bestellung anzunehmen (Sauter/Schweyer/Waldner, Der eingetragene Verein, 20. Aufl. 2016, Rn. 301).

Die Amtsdauer des Notvorstands endet automatisch, wenn der Vertretungsmangel, wegen dessen er bestellt wurde, behoben ist, also bei Bestellung für eine einzelne Aufgabe mit deren Erfüllung. Wurde der Notvorstand nur für eine bestimmte Zeit bestellt, so endet seine Amtszeit mit dem Zeitablauf auch dann, wenn der Bestellungsgrund noch nicht weggefallen ist. In einem solchen Fall ist entweder ein Verlängerungsantrag vor Ablauf der Amtszeit oder, nach ihrem Ablauf, ein neuer Antrag eines Beteiligten erforderlich. Dabei ist jedoch erneut die Dringlichkeit einer Verlängerung bzw. erneuten Bestellung zu prüfen (Sauter/Schweyer/Waldner, Der eingetragene Verein, 20. Aufl. 2016, Rn. 304).

Legt der Notvorstand sein Amt nieder, so bedarf es zur neuerlichen Bestellung eines Notvorstands, wenn der Bestellungsgrund nach § 29 BGB fortbesteht, keines neuen Antrags eines Beteiligten. Das Gericht muss vielmehr von sich aus einen anderen Notvorstand bestellen (Sauter/Schweyer/Waldner, Der eingetragene Verein, 20. Aufl. 2016, Rn. 305).

Wann muss im Verein ein Notvorstand bestellt werden?

Sollten nicht mehr ausreichend viele Ämter im vertretungsberechtigten Vorstand besetzt sein, so dass der Verein tatsächlich nicht mehr ordnungsgemäß gerichtlich und außergerichtlich vertreten werden kann, dann kann in dringenden Fällen das Amtsgericht, in dessen Vereinsregister der Verein eingetragen ist, Hilfestellung leisten und die erforderlichen Mitglieder des Vorstandes bestellen (§ 29 BGB). Dies ist der sogenannte Notvorstand. Er hat dann die Stellung des nach § 26 BGB vertretungsberechtigten Vereinsvorstands und kann die notwendigen Handlungen vornehmen, aber nur soweit er von dem Amtsgericht dazu berechtigt worden ist. 

Ein "dringender Fall" liegt beispielsweise vor, wenn ein sofortiges Handeln erforderlich ist, um Schaden für den Verein oder andere Beteiligte zu vermeiden, oder wenn eine notwendige Handlung nur sofort vorgenommen werden kann. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Vertrag nur jetzt geschlossen werden soll oder gekündigt werden muss und der Kündigungstermin ansteht. Der drohende Schaden braucht kein Vermögensschaden zu sein. Kein dringender Fall liegt vor, wenn der Verein selbst rechtzeitig in der Lage ist, einen Vorstand zu bestellen, wohl aber, wenn überzeugend dargetan wird, dass sich keine zur Übernahme des Vorstandsamts bereite Person findet, die durch das zuständige Vereinsorgan bestellt werden könnte (Sauter/Schweyer/Waldner, Der eingetragene Verein, 20. Aufl. 2016, Rn. 293a).

„Der Vorstand bleibt bis zur Bestellung eines neuen Vorstands im Amt“ - Ist ein Rücktritt von einem Vorstandsamt trotz einer solchen Satzungsregelung dennoch möglich?

Die Amtsdauer des Vorstands ist im Gesetz nicht geregelt. Mit am Ablauf der satzungsmäßigen Amtszeit endet das Amt des Vorstands (KG Berlin, Beschl. v. 30.01.2012, Az. 25 W 78/11; BGH, in: WPM 1960, 1272; OLG München, in: WPM 1970, 770). Eine automatische Verlängerung der Amtsdauer gibt es nicht. Allerdings ist es zulässig, dass in der Satzung bei der Festlegung der Amtsdauer zusätzlich bestimmt wird, dass der Vorstand bis zur Bestellung eines neuen Vorstands oder seiner Wiederwahl im Amt bleibt (Sauter/Schweyer/Waldner, Der eingetragene Verein, 20. Aufl. 2016, Rn. 265). Sollte eine entsprechende Satzungsregelung bei Ihrem Verein bestehen, bedeutet das aber nicht, dass der im Amt befindliche Vorstand das Amt fortführen muss, wenn sich niemand anderes für eine Wahl finden soll. Die Satzungsregelung bedeutet nur, dass er es dürfte. Vielmehr darf der ehrenamtlich tätige Vorstand in der Mitgliederversammlung bei der Wahl des neuen Vorstands ebenfalls erklären, dass er nicht mehr das Vorstandsamt ausüben wolle. Sein Amt ist dann beendet.

Dürfen Vorstandsmitglieder, die nicht vertretungsberechtigt sind, Verträge abschließen oder Bestellungen bzw. Käufe tätigen?

Die Personen, die nach der jeweiligen Satzungsregelung für den Verein vertretungsberechtigt sind, können für den Verein z.B. Verträge schließen oder beenden.

Daneben ist es rechtlich möglich, dass der vertretungsberechtigte Vorstand anderen Personen Vollmacht erteilen kann, um bestimmte Rechtsgeschäfte abzuschließen. Das können auch andere Vorstandsmitglieder sein, die aber nach der Satzung des konkreten Vereins nicht vertretungsberechtigt im Sinne des § 26 BGB sind.  Die erteilte Vollmacht darf aber auch wieder entzogen werden. Schließen Personen namens des Vereins Verträge, ohne dazu berechtigt zu sein, haften diese in der Regel persönlich für die Erfüllung dieser Verträge, sofern der Verein nicht, vertreten durch den Vorstand, die Verträge genehmigt (BGH, Beschl. v. 05.02.2013, Az. VIII ZR 276/12).

Müssen Protokolle einer Vorstandsitzung angefertigt werden?

Das Gesetz schreibt nicht vor, dass ein Vereinsvorstand überhaupt Protokolle über seine Sitzungen führen muss. Allerdings kann die Satzung des Vereins vorsehen, dass auch über die Sitzungen des Vorstands Protokolle zu führen sind. In diesem Fall müssen sie auch geführt werden. Enthält die Satzung jedoch keine weiteren Vorgaben bezüglich des Inhalts des Protokolls, der Vorstandssitzung, dann müssen in dem Protokoll lediglich die gefassten Beschlüsse mit dem entsprechenden Stimmenergebnis festgehalten werden. Damit die Beschlussfassung nachvollziehbar ist, muss das Protokoll natürlich auch die Namen der Teilnehmer und den Termin der Vorstandssitzung enthalten.

Können Mitglieder Einsicht in die Vorstandsprotokolle verlangen?

Dazu existieren keine ausdrücklichen gesetzlichen Regelungen. Für die Mitgliederversammlung ist anerkannt, dass jedes an der Mitgliederversammlung teilnahmeberechtigte Mitglied ein Recht auf Einsicht in die Niederschrift hat (Stöber/Otto, Handbuch zum Vereinsrecht, 11. Aufl. 2016, Rdnr. 902; Reichert, Vereins- und Verbandsrecht, 13. Aufl. 2016, Rdnr. 1929; Sauter/Schweyer/Waldner, Der eingetragene Verein, 20. Aufl. 2016, Rdnr. 128). Das Recht des Mitglieds besteht unabhängig davon, ob es an der Versammlung teilgenommen hat oder nicht und folgt aus dem Mitgliedschaftsverhältnis und der Treuepflicht des Vereins (Stöber/Otto, Handbuch zum Vereinsrecht, 11. Aufl. 2016, Rdnr. 902). Das übertragen auf den Vorstand ergibt, dass wenn ein Mitglied nicht dem Vorstand angehört, es auch nicht automatisch ein Einsichtsrecht haben kann.

Nach der Rechtsprechung des BGH steht allerdings den Mitgliedern eines Vereins ein Auskunftsrecht nach §§ 27 Abs. 3, 666 BGB gegenüber dem Vorstand des Vereins über alle wesentlichen tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse des Vereins zu (BGH, Urt. v. 11.11.2001, Az. II ZR 125/02). Einem Vereinsmitglied kann kraft seines Mitgliedschaftsrechts auch außerhalb der Mitgliederversammlung das Recht auf Einsicht in die Bücher und Urkunden des Vereins zustehen, wenn und soweit es ein berechtigtes Interesse darlegen kann (BGH, Beschl. v. 21.06.2010, Az. II ZR 210/09). Wenn also ein Mitglied tatsächlich ein berechtigtes Interesse an der Kenntnis der Inhalte eines Vorstandsprotokolls oder mehrerer Protokolle darlegt, ist ihm die Einsicht zu gewähren. Unter welchen Voraussetzungen ein berechtigtes Interesse des einzelnen Vereinsmitglieds anzunehmen ist, ist keiner abstrakt generellen Klärung zugänglich, sondern aufgrund der konkreten Umstände des einzelnen Falles zu beurteilen (OLG Hamm, Urt. v. 30.07.2014, Az. 8 U 10/14).

Was genau bedeutet die Entlastung des Vorstandes?

Die Entlastung (nicht: Entlassung) des Vorstands ist im Vereinsrecht des BGB nicht geregelt, sondern hat sich aus der Praxis entwickelt. Aus rechtlicher Sicht ist die dem Vorstand erteilte Entlastung die Erklärung des Vereins, dass die Geschäftsführung des Vorstands als grundsätzlich gesetzes- und satzungskonform gebilligt und vom Verein auf Bereicherungs- und Schadensersatzansprüche gegen den Vorstand verzichtet wird (BGH, Urt. v. 14.12.1987, Az. II ZR 53/87; v. 21.04.1986, Az. II ZR 165/85; v. 12.01.1987, Az. II ZR 152/86). Der Vorstand hat grundsätzlich keinen Anspruch auf eine Entlastung.

Für den Fall, dass der Vorstand nicht entlastet wird, bedeutet dies rechtlich aber lediglich, dass falls es überhaupt Schadenersatzansprüche des Vereins gegen den Vorstand geben sollte, diese bis zu ihrer Verjährung geltend gemacht werden könnten, da der Verzicht darauf nicht erklärt worden ist.

Ist der Rücktritt vom Rücktritt möglich?

Die Rücktrittserklärung eines Amtsträgers im Verein gegenüber einem vertretungsberechtigten Vorstandsmitglied oder dem Organ, welches für seine Bestellung zuständig ist, ist als Kündigung des zwischen dem Verein und dem Amtsträger bestehenden Innenverhältnisses anzusehen. Hierbei handelt es sich um eine einseitige empfangsbedürftige Willenserklärung, welche mit dem Zugang beim Empfänger wirksam wird. Deshalb kann sie auch nach dem Zugang nicht mehr zurückgenommen werden. Sofern der zurückgetretene Amtsträger weiter seinem Amt nachgehen möchte, muss er von dem zuständigen Vereinsorgan neu in dieses Amt gewählt werden (Röcken, ZStV 2014, 236 mwN.).

Muss der/die Vorsitzende die Mitglieder über den Rücktritt eines Vorstandsmitgliedes informieren?

Vorsitzende eines Vereins haben nicht die Pflicht, aber das Recht, die Mitglieder über die Änderungen im Vorstand zu informieren. Das ist insbesondere deshalb angebracht, da durch die Information der Mitglieder vermieden wird, dass Mitglieder sich an falsche Vorstandsmitglieder wenden. 

Muss der Rücktritt eines Vorstandsmitgliedes von seinem Amt schriftlich erfolgen?

Bei der Amtsniederlegungserklärung eines Vereinsvorstandsmitglieds handelt es sich um eine empfangsbedürftige Erklärung, die grundsätzlich keiner besonderen Form bedarf, also auch mündlich erklärt werden kann (OLG Frankfurt/Main, Beschl. v. 19.03.2015, Az. 20 W 327/14). Allerdings muss diese Erklärung, um wirksam zu sein, entweder gegenüber dem nach der Satzung zuständigen Bestellungsorgan (OLG Düsseldorf, Beschl. v. 09.02.2016, Az. 3 Wx 4/16; OLG Frankfurt/Main, Beschl. v. 24.01.1978, Az. 20 W 853/77) oder gegenüber einem anderen (amtierenden) vertretungsberechtigten Vorstandsmitglied erklärt werden (OLG Frankfurt/Main, Beschl. v. 24.01.1978, Az. 20 W 853/77).

Bedenken Sie jedoch, dass nach § 67 Abs. 1 BGB jede Änderung des vertretungsberechtigten Vorstands, also auch ein Rücktritt und die Neubesetzung des Amtes, von dem vertretungsberechtigten Vorstand zur Eintragung in das Vereinsregister anzumelden ist. Der Anmeldung ist eine Abschrift der Urkunde über die Änderung beizufügen. Das gilt auch bei einem mündlich erklärten Rücktritt. Denn es muss sich – jedenfalls im Regelfall – für das Registergericht auch im Falle der mündlichen Amtsniederlegungserklärung des Vorstandes die erforderliche inhaltliche Richtigkeitsgewähr der Anmeldung der Änderung im Vorstand durch eine entsprechende Abschrift einer Urkunde über die Änderung oder natürlich auch des Originals ergeben. Das kann neben der schriftlichen Rücktrittserklärung auch aus dem Protokoll der Sitzung ergeben, in der der Rücktritt erklärt worden ist (OLG Frankfurt/Main, Beschl. v. 19.03.2015, Az. 20 W 327/14). Deshalb sollte die Satzung regeln, dass der Vorstand außerhalb einer Vorstandssitzung oder Mitgliederversammlung nur durch schriftliche Erklärung zurücktreten kann.

Formulierungsbeispiel: Die Rücktritt eines nach § 26 BGB vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieds ist außerhalb einer Mitgliederversammlung oder Vorstandssitzung nur durch schriftliche Erklärung gegenüber einem anderen vertretungsberechtigten Vorstandsmitglied möglich.

Ist der Rücktritt eines Vorstandsmitglieds trotz fehlender Entlastung wirksam?

Die Entlastung des Vorstands ist im Vereinsrecht des BGB nicht geregelt, sondern hat sich aus der Praxis entwickelt. Aus rechtlicher Sicht ist die dem Vorstand erteilte Entlastung die Erklärung des Vereins, dass die Geschäftsführung des Vorstands als grundsätzlich gesetzes- und satzungskonform gebilligt und vom Verein auf Bereicherungs- und Schadensersatzansprüche gegen den Vorstand verzichtet wird (BGH, Urt. v. 14.12.1987, Az. II ZR 53/87; v. 21.04.1986, Az. II ZR 165/85; v. 12.01.1987, Az. II ZR 152/86). Demnach ist die Wirksamkeit eines Rücktritts eines Vorstandsmitglieds oder eine Neubesetzung des Amtes von der Frage der Entlastung unabhängig. Auch die Fortführung der Vereinsgeschäfte ist dadurch nicht beeinträchtigt. 

Ist es möglich ein Vorstandsmodell mit gleichberechtigten Vorstandsmitgliedern (Teamvorstand) im Verein zu etablieren? Wie sieht eine Satzungsregelung aus?

Grundsätzlich verlangt das Gesetz in § 26 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) nur, dass der Verein einen Vorstand haben muss. Grund dafür ist, dass der Verein diesen braucht um im Rechtsverkehr vertreten zu werden. Daher genügt nach dem Gesetz, dass es ein einziges Vorstandsmitglied gibt. Nach § 58 Nr. 3 BGB hat jeder Verein in seiner Satzung ausdrücklich zu regeln, wie sich der Vorstand zusammensetzt. Damit ist es dem Verein überlassen, die Anzahl der vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder und auch deren Amtsbezeichnungen selbst festzulegen. Das Gesetz selbst kennt keine Amtsbezeichnungen außer der des "Vorstandsmitglieds". Deshalb ist es durchaus zulässig, dass die Satzung keine funktionsorientierten Amtsbezeichnungen enthält.

Auch kann die Satzung bestimmen, dass dem Vorstand Personen angehören, die nicht nach § 26 BGB vertretungsberechtigt sind. In so einem Fall muss aber die Satzung ganz genau regeln, wer vom Vorstand zur Vertretung des Vereins berechtigt ist und wer nicht. 

Nach § 27 Abs. 1 BGB erfolgt die Bestellung des Vorstands durch die Mitgliederversammlung, wenn nicht die Satzung dieses Recht einem anderen Organ zugewiesen hat (§ 40 BGB).

Außerdem wird der Verein durch die Mehrheit der vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder vertreten, wenn der vertretungsberechtigte Vorstand aus mehreren Personen besteht. Das kann (§ 40 BGB) und sollte aber in der Satzung abweichend geregelt werden. Sowohl die Einzelvertretungsberechtigung, als auch das sogenannte "Vieraugenprinzip" haben jeweils Vor- und Nachteile.

Damit in einem aus mehreren Personen bestehenden Vorstand eine geordnete Zusammenarbeit möglich ist, sollte dann in einer Geschäftsordnung festgelegt werden, wer welche Aufgaben im Vorstand hat. Diese Geschäftsordnung kann vom Vorstand selbst oder aber von der Mitgliederversammlung beschlossen werden. Zu empfehlen ist es, dass dies der Vorstand selbst tut, da dessen Mitglieder am besten einschätzen können, wer welche Aufgaben wohl am besten wird erfüllen können. Außerdem kann der Vorstand dann die Geschäftsordnung auch jederzeit durch entsprechenden Vorstandsbeschluss an geänderte Gegebenheiten anpassen. Ansonsten wäre immer eine förmliche Mitgliederversammlung notwendig.

Eine den obigen Ausführungen entsprechende Satzungsregelung könnte zum Beispiel so lauten:
   

Formulierungsbeispiel:

Die Vereinsführung setzt sich wie folgt zusammen:
a. mindestens drei und höchstens fünf vertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder
b. bis zu fünf weitere nicht vertretungsberechtigten Mitgliedern der Vereinsführung

Die vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder sind Vorstand im Sinne des § 26 BGB. Sie vertreten den Verein gerichtlich und außergerichtlich und zwar jeweils zwei von ihnen gemeinsam. Sie werden von der Mitgliederversammlung für die Amtsdauer von zwei Jahren gewählt. Sie bleiben auch nach Ablauf ihrer Amtszeit solange Amt, bis für ihr jeweiliges Amt eine wirksame Wieder- oder Neuwahl erfolgt ist.

Die nicht vertretungsberechtigten Mitglieder der Vereinsführung werden von dem vertretungsberechtigten Vorstand gewählt. Auch sie werden für die Amtsdauer von zwei Jahren gewählt und bleiben auch nach Ablauf ihrer Amtszeit solange Amt, bis für ihr jeweiliges Amt eine wirksame Wieder- oder Neuwahl erfolgt ist.

Die Vereinsführung gibt sich eine Geschäftsordnung, in der insbesondere die Zuständigkeiten und Aufgaben der einzelnen Mitglieder der Vereinsführung geregelt werden.
   

Sofern die Regelungen zur Zusammensetzung des Vorstands entsprechend geändert werden, muss darauf geachtet werden, ob im Übrigen Folgeänderungen in der Satzung notwendig sind, zum Beispiel durch die Änderung der Bezeichnungen der Vorstandsmitglieder.

Die Wahl erfolgt dann im Sinne von "Wahl des ersten vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieds", dann des zweiten etc.

Unser/e Kassier/in ist zurückgetreten und eine/n Stellvertreter ist nicht vorgesehen. Muss bis zur Neuwahl ein/e kommissarische/r Kassier/in bestimmt werden oder kann das Amt bis zur nächsten Wahl unbesetzt bleiben?

Nach § 27 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) wird der Vorstand durch Beschluss der Mitgliederversammlung bestellt, sofern die Satzung nicht ausdrücklich etwas anderes regelt (§ 40 BGB). Wenn also in der Satzung keine Regelung enthalten ist, dass das Amt eines ausgeschiedenen Vorstandsmitglieds von einem anderen Vereinsorgan als der Mitgliederversammlung besetzt wird, scheidet die „kommissarische Besetzung bis zur Neuwahl“ ohnehin aus.

Wenn der/die Kassierer/in dem vertretungsberechtigten Vorstand angehört, ist eine Neubesetzung zwingend notwendig, wenn durch dessen Ausscheiden der Verein nach § 26 BGB nicht mehr ordnungsgemäß vertreten ist und damit rechtlich nicht mehr handlungsfähig ist. Ansonsten muss das Amt nur dann neu besetzt werden, wenn die Satzung dies ausdrücklich verlangt.

Auch ist der Vorstand des Vereins trotz des Ausscheidens eines Vorstandsmitglieds sofern nicht die Satzung eine abweichende Bestimmung trifft auch dann beschlussfähig, wenn nicht alle Ämter besetzt sind. Jedenfalls ist er es dann, wenn die Satzung dies ausdrücklich erlaubt.

Welche Vorstandsmitglieder sind unbedingt erforderlich?

Rechtlich ist unbedingt erforderlich lediglich ein Vorstandsmitglied, welches den Verein dann den Verein außergerichtlich und gerichtlich vertritt. Diese Variante ist jedoch praktisch bedenklich, da bei Ausfall dieser einen Person (z. B. wegen Krankheit oder Amtsniederlegung) der Verein rechtlich nicht mehr handlungsfähig ist. Deshalb sollte die Satzung eines Vereins zumindest die Regelung enthalten, dass der Vorstand aus zwei Personen besteht, die jeweils alleine vertretungsberechtigt sind.

Gibt es eine Pflichtanzahl an Vorstandsmitgliedern?

Nein, das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), welches das Vereinsrecht beinhaltet, kennt nur den vertretungsberechtigten Vorstand als solches und lässt auch zu, dass dieser aus beliebig vielen oder auch nur aus einer Person besteht. Es steht jedem Verein frei, in seiner Satzung die Anzahl von Vorstandsmitgliedern festzulegen oder auch einen um nicht vertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder "erweiterten Vorstand" einzurichten.

Kann der/die 1. Vorsitzende oder ein anderes Vorstandsmitglied in Personalunion auch das Amt des Kassierers übernehmen?

Die Antwort auf diese Frage hat sich in den letzten Jahren gewandelt. Während noch 1983 zum Beispiel das Landgericht Darmstadt entschieden hat, dass in einem laut Satzung aus mehreren Personen bestehenden Vorstand eines eingetragenen Vereins Personalunion bei mehreren Vorstandsposten nur zulässig ist, wenn die Satzung diese Möglichkeit ausdrücklich einräumt (LG Darmstadt, Beschl v. 04.07.1983, 5 T 499/83). Entschied das Oberlandesgericht Hamm dann 2010, dass eine Vorstandswahl, die eine Person in mehrere in der Satzung vorgesehene Vorstandsämter beruft, wirksam ist, sofern nicht die Satzung die personengleiche Besetzung mehrerer Vorstandsämter untersagt (OLG Hamm, Beschl. v. 30.11.2010, Az. 15 W 286/10). Lässt sich eine entsprechende Beschränkung in der Satzung nicht feststellen, steht es den Mitgliedern kraft ihrer Vereinsautonomie frei, wie sie die vorgesehenen Vorstandsämter besetzen wollen.

Sofern die Satzung kein ausdrückliches Verbot der Personalunion enthält, ist nach aktueller Rechtslage die Wahl zum/zur Kassierer/in in Personalunion rechtlich möglich.

Beschäftigungsverhältnisse im Verein - Vergütungen - Übungsleiter & Ehrenamtspauschale

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Ist einem Übungsleiter im Verein der Mindestlohn zu zahlen? Muss dafür ein Arbeitsvertrag abgeschlossen werden oder gilt es ab dem Beschluss, dass eine Person für seine Tätigkeit bezahlt werden soll?

Der Mindestlohn von derzeit 8,84 € pro Zeitstunde (Arbeitnehmerbrutto) steht jedem Arbeitnehmer zu (§ 1 Mindestlohngesetz - MiLoG). Daraus folgt, dass auch einem Übungsleiter der Mindestlohn zusteht, wenn er als Arbeitnehmer einzustufen ist. Ist der Übungsleiter selbständig tätig oder nur ehrenamtlich, dann findet das MiLoG keine Anwendung.

Nach § 611a Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ist ein Übungsleiter ein Arbeitnehmer, wenn er durch den von dem Verein mit ihm geschlossenen Vertrag zur Leistung weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet wird. Das Weisungsrecht kann Inhalt, Durchführung, Zeit und Ort der Tätigkeit betreffen. Weisungsgebunden ist, wer nicht im Wesentlichen frei seine Tätigkeit gestalten und seine Arbeitszeit bestimmen kann. Der Grad der persönlichen Abhängigkeit hängt dabei auch von der Eigenart der jeweiligen Tätigkeit ab. Für die Feststellung, ob ein Arbeitsvertrag vorliegt, ist eine Gesamtbetrachtung aller Umstände vorzunehmen. Zeigt die tatsächliche Durchführung des Vertragsverhältnisses, dass es sich um ein Arbeitsverhältnis handelt, kommt es auf die Bezeichnung im Vertrag nicht an.

Damit kann tatsächlich nur im Einzelfall entschieden werden, ob der Übungsleiter als Arbeitnehmer einzustufen ist, und ihm damit ein Mindestlohn von 8,84 € zusteht oder nicht.

Eine weitere Ausnahme gibt es noch für minderjährige Übungsleiter: Nach § 22 Abs. 2 MiLoG findet das MiLoG keine Anwendung auf Personen, welche das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, wenn diese keine abgeschlossene Berufsausbildung haben.

Kann einem Übungsleiter neben der Übungsleiterpauschale zusätzlich ein Auslagenersatz gezahlt werden?

Ein Ersatz der dem Übungsleiter in Ausübung der Tätigkeit für den Verein tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Auslagen ist oft aufgrund anderer steuerrechtlicher Regelungen steuerfrei. Deshalb können Auslagen oft neben der gegebenenfalls nach § 3 Nr. 26 EStG steuerfreien Vergütung („Übungsleiterpauschale“) ebenfalls steuerfrei ersetzt werden. Es kommt hier auf den Einzelfall an und kann nicht allgemein beantwortet werden.

Werden allerdings die Auslagen pauschal im Rahmen einer Aufwandsentschädigung ersetzt, so ist der Gesamtbetrag meist als Vergütung einzuordnen und muss dann in den nach § 3 Nr. 26 EStG steuerfreien Betrag von 2.400,00 € mit eingerechnet werden.

Was ist die Übungsleiterpauschale und warum braucht der Verein hierzu jedes Jahr eine Bestätigung von seinen Übungsleitern?

Bei der "Übungsleiterpauschale" handelt es sich nicht um ein besonderes Entgelt für einen Übungsleiter, sondern nur um eine Regelung im Einkommenssteuergesetz (EStG), wonach unter bestimmten Voraussetzungen eine gezahlte Vergütung beim Empfänger steuerfrei sein kann. Nach der entsprechenden gesetzlichen Regelung (§ 3 Nr. 26 EStG) sind Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten als Übungsleiter oder einer vergleichbaren nebenberuflichen Tätigkeit bis zu dem Betrag von 2.400,00 € pro Jahr (200,00 € pro Monat) steuerbefreit, wenn die Vergütung von einem als gemeinnützig anerkannten Verein für diese Tätigkeit gezahlt wird. Mit Vergütung gemeint ist eine Entlohnung der von dem Übungsleiter aufgebrachten Arbeitskraft und Arbeitszeit.

Da es sich um einen Steuerfreibetrag beim Empfänger handelt, kann dieser den Betrag auch nur einmal in Anspruch nehmen. Hat der Übungsleiter also mehrere Übungsleitertätigkeiten bei verschiedenen gemeinnützigen Vereinen, werden alle Vergütungen zusammengerechnet. Deshalb darf ein Verein nicht ohne weiteres davon ausgehen, dass er an jeden Übungsleiter bis zu 2.400,00 € im Jahr steuerfrei auszahlen kann. Das muss er mit jedem Übungsleiter jedes Jahr neu klären und sich vom Übungsleiter schriftlich bestätigen lassen. Denn nach den Lohnsteuerrichtlinien ist dies zwingende Voraussetzung dafür, dass der Verein auf die Steuerfreiheit vertrauen und die Vergütung steuerfrei behandeln darf. Ohne die Erklärung muss der Verein Lohnsteuer einbehalten und abführen, gegebenenfalls auch Sozialversicherungsbeiträge.

Unser Verein möchte Vorstandsmitgliedern ggf. eine Ehrenamtspauschale zahlen - muss dies in der Satzung geregelt werden?

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) darf an die Mitglieder des Vereinsvorstands von dem Verein nur dann eine Vergütung für die von den Vorstandsmitgliedern für die Vorstandsarbeit aufgebrachte Arbeitszeit oder Arbeitskraft gezahlt werden, wenn die Satzung diese Möglichkeit ausdrücklich vorsieht (BGH, Beschl. v. 03.12.2007, Az. II ZR 22/07). Vergütung in diesem Sinne sind insbesondere auch sämtliche Pauschalen, die nicht tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Aufwand abdecken (BGH, Urt. v. 14.12.1987, Az. II ZR 53/87). Seit dem 01.01.2015 ist dies sogar in § 27 Abs. 3 Satz 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ausdrücklich gesetzlich geregelt. Es heißt dort: "Die Mitglieder des Vorstands sind unentgeltlich tätig.". Allerdings lässt § 40 BGB ausdrücklich zu, dass ein Verein dies in seiner Satzung anders regelt.

Folgerichtig bestimmt die Finanzverwaltung in dem Anwendungserlass zu § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO (AEAO), dass von Vereinen an Vorstandsmitglieder gezahlte Tätigkeitsvergütungen nur dann gemeinnützigkeitsrechtlich unschädlich sind, wenn eine entsprechende Satzungsregelung besteht. Fehlt eine solche Satzungsregelung, ist bei Auszahlung von Vergütung an den Vorstand die steuerrechtliche Förderungswürdigkeit gefährdet. 

Formulierungsbeispiel: „Bei Bedarf können Vereinsämter, insbesondere auch Vorstandsämter, im Rahmen der wirtschaftlichen Möglichkeiten des Vereins gegen Zahlung einer Aufwandsentschädigung bis zu der in § 3 Nr. 26 a EStG bestimmten Höhe ausgeübt werden. Über die jeweilige konkrete Höhe entscheidet xxx per Beschluss.“

Zu beachten ist, dass ohne eine konkrete Nennung eines anderen Beschlussorgans die Mitgliederversammlung darüber beschließt, wer etwas in welcher Höhe erhalten soll. Sofern ein anderes Organ des Vereins dies beschließen können soll, muss dieses Entscheidungsrecht ausdrücklich in die Satzung aufgenommen werden.

Außerdem hat der Vorstand auch ohne ausdrückliche Satzungsregelung einen gesetzlichen Anspruch auf Ersatz der tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Aufwendungen, die ihm im Rahmen seiner Tätigkeit für den Verein entstehen. Nach § 27 Abs. 3 BGB finden nämlich auf die Geschäftsführung des Vorstands die für den Auftrag geltenden Vorschriften Anwendung. In § 670 BGB ist ein Anspruch auf Ersatz der Aufwendungen festgelegt. Dieser Aufwendungsersatz ist gesetzlich gewährleistet, braucht also eigentlich keine Erlaubnis durch Satzung oder Mitgliederversammlung. Jedoch ist nach einer Entscheidung des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg (Urt. v. 04.03.2014, Az. 6 K 9244/11) wegen des eindeutigen Wortlauts des § 10b Abs. 3 Satz 5 Einkommenssteuergesetz (EStG) dann eine Satzungsgrundlage erforderlich, wenn dem Vorstand für den Verzicht auf den Ersatz der ihm entstandenen Auslagen von dem Verein eine Zuwendungsbestätigung ("Spendenquittung") ausgestellt werden soll. Gegebenenfalls sollte dies deshalb ebenfalls in der Satzung geregelt sein.

Müssen Trainer bzw. Übungsleiter im Verein zwingend über eine Lizenz verfügen?

Das Gesetz hat keine Regelung, die dies verlangen würde. Auch führt das Nichtvorliegen einer solchen Trainerlizenz nicht automatisch zu einer strengeren Haftung. Auch für das Eingreifen der ARAG Sportversicherung des LSVS ist dies kein Kriterium. Allerdings kann sich aus anderen Regelungen, insbesondere gesondert getroffenen Vereinbarungen, etwas anderes ergeben. Ein Beispiel: Der Betreiber des Schwimmbades verlangt im Rahmen der Überlassung des Schwimmbades an einen Schwimmverein, dass der anwesende Betreuer/Übungsleiter des Vereins das DLRG-Silber-Leistungsabzeichen haben muss. 

Muss der Verein mit seinen Übungsleitern, wenn diese ehrenamtlich im Rahmen der Übungsleiterpauschale tätig sind, einen Vertrag schließen?

Rechtlich erforderlich für die Inanspruchnahme des Übungsleiterfreibetrages ist eine schriftliche Vereinbarung über das Beschäftigungsverhältnis mit dem Verein nicht. Eine mündliche Absprache genügt. Es empfiehlt sich aber generell, nicht nur aus steuerlichen Gründen, sondern auch aus Beweisgründen, mit den Übungsleitern schriftliche Verträge zu schließen.

Wann darf einem Vorstandsmitglied oder anderen im Verein tätigen Personen eine Vergütung (z.B. im Rahmen der Ehrenamtspauschale) gezahlt werden?

Grundsätzlich ist eine ausdrückliche Regelung in einer Vereinssatzung, wonach an die für den Verein tätigen Personen eine Vergütung gezahlt werden darf, nicht erforderlich. Auch ohne eine ausdrückliche Satzungsregelung dürfen an für den Verein tätige Personen (angemessene) Vergütungen gezahlt oder (angemessene) Geschenke gemacht werden.

Eine Ausnahme gilt allerdings für den Vorstand des Vereins! Nach der Rechtsprechung des BGH darf an die Mitglieder des Vereinsvorstands von dem Verein nur dann eine Vergütung für die von den Vorstandsmitgliedern für die Vorstandsarbeit aufgebrachte Arbeitszeit oder Arbeitskraft gezahlt werden, wenn die Satzung diese Möglichkeit ausdrücklich vorsieht (BGH, Beschl. v. 03.12.2007, Az. II ZR 22/07; Urt. v. 14.12.1987, Az. II ZR 53/87). Vergütung in diesem Sinne sind insbesondere auch sämtliche Pauschalen, die nicht tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Aufwand abdecken (BGH, Urt. v. 14.12.1987, Az. II ZR 53/87). Seit dem 01.01.2015 ist dies sogar in § 27 Abs. 3 S. 2 BGB ausdrücklich gesetzlich geregelt.

Allerdings hat der Vorstand auch ohne ausdrückliche Satzungsregelung einen gesetzlichen Anspruch auf Ersatz der tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Aufwendungen, die ihm im Rahmen seiner Tätigkeit für den Verein entstehen. Nach § 27 Abs. 3 BGB finden nämlich auf die Geschäftsführung des Vorstands die für den Auftrag geltenden Vorschriften Anwendung. In § 670 BGB ist ein Anspruch auf Ersatz der Aufwendungen festgelegt.

Eine die möglicherweise nach § 3 Nr. 26a Einkommenssteuergesetz (EStG) steuerfreie Vergütung des Vorstands zulassende Regelung könnte zum Beispiel wie folgt lauten:

"Bei Bedarf können Vereinsämter, dies gilt insbesondere auch für Vorstandsämter, im Rahmen der wirtschaftlichen Möglichkeiten des Vereins gegen Zahlung einer Aufwandsentschädigung nach § 3 Nr. 26a EStG ausgeübt werden. Die Entscheidung über eine solche entgeltliche Vereinstätigkeit trifft [zuständiges Organ benennen]. Gleiches gilt für die Vertragsinhalte und die Vertragsbeendigung."

Darf eine Übungsleiterin / ein Übungsleiter unter 18 Jahren eine Jugend- bzw. Kindergruppe leiten oder trainieren? Muss eine Aufsichtsperson über 18 Jahren anwesend sein?

Grundsätzlich gibt es haftungsrechtlich keine Altersgrenze, die ein vom Verein eingesetzte/r Übungsleiter/in überschritten haben muss. Vielmehr ist der Verein gegenüber seinen Mitgliedern bzw. Teilnehmern am Sportangebot verpflichtet, generell nur solche Personen einzusetzen, die für die konkrete Übungsleitertätigkeit geeignet sind. Das setzt auch nicht zwingend eine Übungsleiterausbildung voraus. Allerdings ist die Ableistung einer anerkannten Übungsleiterausbildung ein Indiz dafür, dass die Person über die entsprechenden Kenntnisse und Fähigkeiten für eine ordnungsgemäße Durchführung des Sportangebotes verfügt.

Damit ist es also eine Einzelfallfrage, ob der/die einzusetzende Übungsleiter/in tatsächlich für die Aufgabe geeignet ist. Dabei spielt zwar natürlich auch deren Alter eine Rolle, ist aber nicht das ausschlaggebende Kriterium. Sofern bei Ihrem Verein Zweifel an der Kompetenz des Jugendlichen als Übungsleiter bestehen sollten, sollten Sie auf den Einsatz lieber verzichten.

Sollte bei dem Einsatz des/der jungen Übungsleiter/in tatsächlich ein Mitglied zu Schaden kommen, so ist dies grundsätzlich nach Ziffer III.2.5.1 der ARAG-Sportversicherung bis zu einem Wert von 3.000.000,00 € versichert.

Bitte beachten Sie jedoch beim Abschluss des Übungsleitervertrages, dass der/die minderjährige Übungsleiter/in nur mit Zustimmung beider Eltern den Vertrag wirksam mit Ihnen schließen kann.

Mitglieder

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Kann man einfach im Verein verpflichtende Arbeitsstunden für die Mitglieder einführen?

 

Wenn die Mitglieder neben dem Jahresbeitrag verpflichtend auch Arbeitsleistungen für den Verein erbringen sollen, um damit den Vereinszweck zu fördern, handelt es sich nach der Rechtsprechung um Beitragspflichten. Nach § 58 Nr. 2 BGB ist deshalb für eine Pflicht zur Erbringung der Arbeitsleistungen durch das Mitglied eine ausdrückliche Grundlage in der Satzung erforderlich. Die Arbeitspflicht muss eindeutig aus der Satzung zu entnehmen sein. Bloße Beschlüsse der Mitgliederversammlung - ohne Satzungsänderung- reichen ebenso wenig aus, wie die Beschlüsse des Vorstands.

 

 

Kann ein Mitglied wegen Umzug außerordentlich die Mitgliedschaft kündigen?

Richtig ist, dass ein Mitglied ein außerordentliches Kündigungs- bzw. Austrittsrecht haben kann (§ 314 Abs. 1 BGB). Voraussetzung ist aber, dass dem Mitglied unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der beiderseitigen Interessen die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses bis zur vereinbarten Beendigung oder bis zum Ablauf einer Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann.

Dabei trägt allerdings das Mitglied, das sich durch den Beitritt zum Verein den in der Satzung geregelten Kündigungsfristen unterwirft, grundsätzlich das Risiko, die Angebote des Vereins aufgrund einer Veränderung seiner persönlichen Verhältnisse nicht mehr nutzen zu können. Etwas anderes gilt nur, wenn ihm aus Gründen, die es nicht beeinflussen kann, eine weitere Inanspruchnahme der Leistungen des Vereins nicht mehr zumutbar ist. Ein Wohnortwechsel stellt danach grundsätzlich keinen wichtigen Grund für eine außerordentliche Kündigung eines Fitnessstudiovertrags dar (BGH, Urt. v. 04.05.2016, Az. XII ZR 62/15 zum gleich gelagerten Problem bei Fitness-Studio-Mitgliedschaften).

Da das Mitglied selbst durch seinen Umzug den Umstand herbeigeführt hat, dass es die Leistungen des Vereins nicht mehr in Anspruch nehmen kann, hat es entsprechend kein Recht zu einer fristlosen Kündigung.

Es steht dem Verein aber grundsätzlich frei, ein Mitglied vor Ablauf der Kündigungsfrist aus der Mitgliedschaft zu entlassen (BAG, Urt. v. 18.05.2011, Az. 4 AZR 457/99). Einen Anspruch darauf hat das Mitglied jedoch nicht.

Gemeinnützigkeit

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Was sind die wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Verein?

Die meisten Vereine erfüllen ihre Pflicht zur Rechnungslegung (gegenüber den Mitgliedern, aber auch gegenüber den Finanzbehörden) durch eine Einnahme-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG, also im Wesentlichen durch Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben. Diese Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitnah und geordnet vorzunehmen und müssen zehn Jahre lang geordnet aufbewahrt werden. Dies gilt auch für alle Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Auftragszettel, Bankauszüge, Buchungsanweisungen, Gehaltslisten, Kassenberichte, Portokassenbücher, Aufnahmeanträge von Mitgliedern sowie Kündigungserklärungen der Mitglieder). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen worden ist oder die Unterlagen entstanden sind (§ 147 Abs. 4 AO). Die Aufbewahrungspflicht ist Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Unter den in § 147 Abs. 2 AO genannten Voraussetzungen können Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.

Wegen der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke steuerbegünstigte Vereine müssen auch die Vereinnahmung von Zuwendungen (z.B. Spenden) und deren satzungszweckgemäße Verwendung ordnungsgemäß aufgezeichnet und ein Doppel der Zuwendungsbestätigung aufbewahrt werden. Bei Aufwandsverzichtsspenden muss sich aus den Unterlagen genau ergeben, welcher Aufwand erstattet wurde. Dafür ist z. B. bei Fahrten eines Mitglieds im Auftrag des Vereins, für die ein pauschaler Kilometersatz erstattet wird, eine Liste erforderlich, in der die einzelnen Fahrten mit Zweck der Fahrt, Abfahrtspunkt und Ziel sowie der Entfernung festgehalten sind. Die Aufzeichnungen und Belege müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden.

Welchen Wert darf ein Geschenk eines gemeinnützigen Vereins an ein verdientes Vorstandsmitglied oder ein anders Vereinsmitglied haben?

Es gibt keine gesetzliche Regelung, welche festlegt, welchen Wert ein von einem gemeinnützigen Verein gemachten Geschenk haben darf. Nach § 55 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 Abgabenordnung (AO) Dürfen die Mitglieder in ihrer Eigenschaft als Mitglieder keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins erhalten. Jedoch sind nach Nr. 9 des vom Bundesfinanzministerium als Anweisung an die Finanzämter herausgegebenen Anwendungserlasses zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 55 Abs. 1 Nr. 1 dann keine schädlichen Zuwendungen anzunehmen, wenn es sich bei den Aufwendungen um Annehmlichkeiten handelt, wie sie bei im Rahmen der Betreuung von Mitgliedern allgemein üblich und nach allgemeiner Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind. Eine feste betragsmäßige Grenze enthält aber auch diese Anweisung nicht.

Meist wird von den Finanzverwaltungen deshalb das Lohnsteuerrecht zu Rate gezogen, mit der Überlegung, dass wenn ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer etwas steuerfrei zukommen lassen darf, dass dies in der Regel auch nicht gemeinnützigkeitsschädlich sein kann. Bis zum 31.12.2014 waren dies 40,00 €. Seit dem 01.01.2015 darf ein Arbeitgeber nunmehr seinem Arbeitnehmer Sachwerte bis zu einem Wert von 60,00 € steuerfrei zukommen lassen. Ob diese Erhöhung von den Finanzämtern auch bei den gemeinnützigen Vereinen Anwendung findet, ist noch offen. Die sicherste Vorgehensweise ist jedoch die, dass man dies mit dem für den Verein zuständigen Finanzamt konkret klärt.

Gefährdet die Durchführung von Trainingsfahrten bzw. -freizeiten, die allerdings ohne Trainer stattfinden, die Gemeinnützigkeit des Vereins?

Zuerst gilt es klarzustellen, dass alleine die Durchführung von Trainingsfahrten oder -freizeiten, selbst wenn die einzelne Fahrt nicht die Gemeinnützigkeits-voraussetzungen erfüllt, nicht automatisch die Gemeinnützigkeit des Vereins gefährdet. Vielmehr ist entscheidend, ob die Fahrt der unmittelbaren Zweckverwirklichung dient oder nicht und wie dem folgend die Kosten und Einnahmen im Verein steuerlich behandelt werden. So ist allgemein bekannt, dass es gemeinützigkeitsrechtlich unschädlich ist, wenn Sportvereine bei Veranstaltungen auch Speisen und Getränke verkaufen. Dieser Verkauf ist nicht gemeinnützig. Sofern dies dann in der Buchhaltung des Vereins entsprechend als nicht gemeinnützig behandelt wird, ist das für den Verein grundsätzlich kein Problem.

Sind die Fahrten als Sportreisen und nicht als Touristikreisen einzuordnen, sind die dazugehörigen Ausgaben und Einnahmen dem Zweckbetrieb "Sport" zuzuordnen. Sportreisen sind als sportliche Veranstaltungen anzusehen, wenn die sportliche Betätigung wesentlicher und notwendiger Bestandteil der Reise ist (z.B. Reise zum Wettkampfort). Reisen, bei denen die Erholung der Teilnehmer im Vordergrund steht (Touristikreisen), zählen dagegen nicht zu den sportlichen Veranstaltungen, selbst wenn anlässlich der Reise auch Sport getrieben wird. (s. AEAO zu § 67a AO TZ 4, Anhang 2). Die Touristikreisen sind mit ihren Ausgaben und Einnahmen dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen.

Zu beachten ist, dass sportliche Veranstaltungen eines Sportvereins nur dann ein Zweckbetrieb sind, wenn die Einnahmen einschließlich der Umsatzsteuer aus allen sportlichen Veranstaltungen des Vereins in einem Kalenderjahr die Zweckbetriebsgrenze von 45.000 € nicht übersteigen (§ 67a Abs. 1 Satz 1 AO). Übersteigen die Einnahmen die Zweckbetriebsgrenze von 45.000 €, liegt grundsätzlich ein steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb vor. Der Verein kann aber auf die Anwendung der Zweckbetriebsgrenze verzichten (§ 67a Abs. 2 AO). Die steuerliche Behandlung seiner sportlichen Veranstaltungen richtet sich dann nach § 67a Abs. 3 AO, also danach, ob an der jeweiligen sportlichen Veranstaltung bezahlte Sportler des Vereins teilgenommen haben. Ein solcher Verzicht sollte aber wohl bedacht und auf jeden Fall vorher mit einem fachkundigen Berater besprochen werden.

Steuern & Finanzen

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Was muss ein Kassenprüfer alles prüfen?

Das Gesetz kennt bezüglich des Vereinsrechts keine Kassenprüfer und legt damit auch keine Rechte und Pflichten der Kassenprüfer fest. Das hat vielmehr die Satzung zu tun.

Enthält die Vereinssatzung keine Regelungen oder keine abweichenden, dann beschränkt sich der Auftrag der Kassenprüfer nach der Rechtsprechung des BGH auf die Kassenführung sowie auf die Prüfung, ob die Mittel wirtschaftlich verwendet worden sind, ob die Ausgaben sachlich richtig sind und ob sie mit dem Haushaltsplan übereinstimmen. Eine darüber hinausgehende Aufgabenstellung auch auf rechtliche Fragen würde die zumeist aus der Mitte der Versammlung gewählten ehrenamtlichen Prüfer regelmäßig schon in Ermangelung der dafür erforderlichen beruflichen Vorbildung überfordern und mit einer Verantwortung belasten, die sie mit der Annahme ihrer Wahl nicht übernehmen wollten und die ihnen in der Praxis üblicherweise auch nicht überbürdet werden soll (BGH, Urt. v. 14.12.1987, Az. II ZR 53/87).

Müssen Tombolas an einem Vereinsfest angemeldet werden?

Grundsätzlich dürfen nach § 4 Abs. 1 des Glücksspielstaatsvertrages (GlüStV) öffentliche Glücksspiele nur mit Erlaubnis der zuständigen Behörde des jeweiligen Landes veranstaltet oder vermittelt werden. Das Veranstalten und das Vermitteln ohne diese Erlaubnis (unerlaubtes Glücksspiel) ist verboten. Die Länder können von den Regelungen des Staatsvertrages für nicht länderübergreifend veranstaltete Lotterien abweichen (§ 18 GlüStV). Das Saarland hat davon Gebrauch gemacht und in § 13 des saarländischen Gesetzes zur Ausführung des Staatsvertrages zum Glücksspielwesen in Deutschland (AG GlüStV-Saar) festgelegt, dass die Erlaubnis für die Veranstaltung von kleinen Lotterien und Ausspielungen im Sinne von § 18 GlüStV in Form einer Allgemeinverfügung erteilt werden kann.

Zuständig dafür ist nach § 14 Abs. 5 AG GlüStV-Saar der für Ihren Verein örtlich zuständige Landkreis bzw. der Regionalverband Saarbrücken. Diese haben auch alle von der Möglichkeit Gebrauch gemacht und Allgemeinverfügungen erlassen. Wegen der Details der einzelnen Allgemeinverfügungen können Sie sich an die entsprechenden Stellen wenden und nach den genauen Regularien und Voraussetzungen fragen.

Müssen wir als gemeinnütziger Verein ohne Angestellte den Rundfunkbeitrag zahlen?

Nach § 5 Abs. 1 des Rundfunkgebührenstaatsvertrages ist im nicht privaten Bereich für jede Betriebsstätte von deren Inhaber (Beitragsschuldner) ein Rundfunkbeitrag zu entrichten. Die Höhe des zu leistenden Rundfunkbeitrags bemisst sich nach der Zahl der neben dem Inhaber Beschäftigten und beträgt für eine Betriebsstätte zum Beispiel mit keinem oder bis acht Beschäftigten ein Drittel des Rundfunkbeitrags, also 5,83 € im Monat. Diese Regelung gilt grundsätzlich auch für wegen der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke steuerbegünstigte Vereine, Verbände und Stiftungen.

Allerdings ist für Betriebsstätten in das Vereinsregister eingetragener Vereine und für staatlich anerkannte Stiftungen in jedem Fall höchstens ein Drittel des Rundfunkbeitrags zu entrichten (§ 5 Abs. 3 Nr. 4 Rundfunkgebührenstaatsvertrag).

Beitragsfrei sind jedoch Vereine, Verbände und Stiftungen insoweit, als ein Rundfunkbeitrag nicht zu entrichten ist für Betriebsstätten die gottesdienstlichen Zwecken gewidmet sind (§ 5 Abs. 5 Nr. 1 Rundfunkgebührenstaatsvertrag) oder in denen kein Arbeitsplatz eingerichtet ist (§ 5 Abs. 5 Nr. 1 Rundfunkgebührenstaatsvertrag).

Deshalb sind nach Auffassung des Beitragsservices von ARD, ZDF und Deutschlandradio die Betriebsstätten von eingetragenen gemeinnützigen Vereinen und Stiftungen nicht anmeldepflichtig, an denen ausschließlich ehrenamtliche Mitarbeiter und 1-Euro-Jobber beschäftigt sind (Broschüre "Der Rundfunkbeitrag für Unternehmen, Institutionen und Einrichtungen des Gemeinwohls", Stand, 01.01.2017, S. 4). Denn nach deren Vorstellung ist in diesem Fall kein "Arbeitsplatz" gegeben.

Besondere Formulare zur "Befreiung" von den Rundfunkgebühren gibt es nicht, da solche Vereine bereits kraft des Vertrages beitragsfrei sind. Die entsprechenden Erklärungen Ihres Vereins können gegenüber dem Beitragsservice von ARD ZDF Deutschlandradio formlos, also per E-Mail, Telefax oder Brief erfolgen. Sofern Ihr Verein bereits Rundfunkbeitrag gezahlt hat, kann er diesen auch unter Nachweis der Befreiungsvoraussetzungen auch zurückfordern. (Stand: 21.08.2017)

Muss der Verein einem Unternehmen, das Werbeanzeigen z.B. im Vereinsmagazin schaltet, eine Rechnung oder eine Spendenbescheinigung ausstellen?

Spenden sind Ausgaben, die von Steuerpflichtigen freiwillig und ohne Gegenleistung zur Förderung der gesetzlich festgelegten Zwecke eines Vereins geleistet werden. Mit Veröffentlichung eines Inserats z.B. in der Festschrift des Vereins erbringt dieser aber eine Werbeleistung für den jeweiligen Inserenten. Demnach ist eine Rechnung und keine Spendenbescheinigung zu erstellen.

Sofern der Verein die Umsatzgrenze für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe (z.B. Werbeleistungen, selbst betriebene Vereinsgaststätte, Verkauf von Speisen und Getränken etc.) und Zweckbetriebe (z.B. Eintrittsgelder bei Sportveranstaltungen) von zusammen 17.500,00 € im Kalenderjahr nicht überschreitet (Kleinunternehmer nach § 19 UStG) und auch nicht auf die Anwendung dieser  Kleinunternehmer-Regelung verzichtet (z. B. bei Investitionen im Geschäftsbetrieb), hat er auch keine Umsatzsteuer zu zahlen. Dem folgend darf der Verein in seinen Rechnungen an die Inserenten auch keine Umsatzsteuer ausweisen. Weist der Verein trotzdem in der Rechnung die Umsatzsteuer aus, muss er diese auch an das Finanzamt abführen.

Zwar ist der Verein nicht verpflichtet, auf den Rechnungen für Leistungen des Vereins Angaben über den Status des Vereins als sogenannter Kleinunternehmer zu machen, allerdings ist es zur Klarstellung empfehlenswert, auf allen Rechnungen einen entsprechenden Hinwies aufzudrucken, z.B.: "Wir sind Kleinunternehmer i. S. v. § 19 des Umsatzsteuergesetzes und daher nicht berechtigt, Umsatzsteuer auszuweisen." Dadurch erspart sich der Verein eventuelle Rückfragen der Rechnungsempfänger.

Ertragsteuerlich (Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer) bleibt der Verein unbehelligt, solange im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb die Umsatzgrenze von 35.000,00 € im Jahr nicht überschritten wird (§ 64 Absatz 3 AO).

Welche steuerlichen Auswirkungen ergeben die Einbindung von Sponsorenlogos auf der Vereins-Homepage?

Die Einbindung von Sponsoren- oder Partnerlogos in den Internetauftritt des Vereins können sowohl die Umsatzsteuer als auch die Körperschaft- und Gewerbesteuer betreffen. Entscheidend für die steuerlichen Beurteilungen sind die bei Ihrem Verein vorliegenden Gegebenheiten. 

Bei der Umsatzsteuer stellt sich zunächst die Frage, ob der Verein die Regelbesteuerung des Umsatzsteuergesetzes (UStG) anwendet oder ob die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch genommen wird. Letzteres ist nur dann möglich, wenn der Verein pro Kalenderjahr nicht mehr als 17.500 € Umsatz aus Zweckbetrieben (z. B. Eintrittskarten für Sportveranstaltungen) und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben (z. B. Vereinsgaststätte, Werbeeinnahmen etc.) erzielt. Nicht zum Umsatz zählen dabei die Mitgliedsbeitragseinnahmen, Spenden, echte Zuschüsse und dergleichen. Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung hat der Verein keine Umsatzsteuer zu zahlen und darf auf Rechnungen an Sponsoren auch keine ausweisen.

Falls die Regelbesteuerung des Umsatzsteuergesetzes im Verein anzuwenden ist, gehören die Einnahmen für die Nennung der Sponsoren auf der Homepage des Vereins zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und sind dem allgemeinen Steuersatz von derzeit 19 % zu unterwerfen.

Für die Ertragsteuern (Körperschaft- und Gewerbesteuer) ist zunächst zu prüfen, ob der Verein mehr als 35.000 € pro Jahr Einnahmen (inkl. Umsatzsteuer) aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben (s. o.) erzielt. Falls dies der Fall ist, sind auch die Einnahmen aus Werbeleistungen für Sponsoren (auch die auf der Homepage des Vereins) dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen und als solche in der Buchführung zu erfassen. 

Hier kann jedoch eine Steuervergünstigung genutzt werden: In der Abgabenordnung (AO, §64 Absatz 6 Nr. 1) hat der Gesetzgeber zugelassen, dass bei Einnahmen des Vereins aus Werbeleistungen für Unternehmen, die im Zusammenhang mit der steuerbegünstigten Tätigkeit einschließlich Zweckbetrieben stattfinden, (z. B. auch Bandenwerbung, Vereinszeitung, etc.) der Besteuerung lediglich ein vom Gesetz vorgegebener Gewinn von 15 % der Einnahmen zu unterwerfen ist. Die tatsächlich mit den Werbe-Einnahmen zusammenhängenden Ausgaben müssen dann allerdings unberücksichtigt bleiben.

Wichtig: Soweit auf die Sponsoren lediglich in Veröffentlichungen ohne besondere Hervorhebungen hingewiesen wird und der Verein weiter nicht selbst an Werbemaßnahmen für das Unternehmen des Sponsors mitwirkt, unterstellt der Gesetzgeber keinen Leistungsaustausch mit der Folge, dass keine Umsatzsteuer anfällt. Das gilt auch für die bloße Namensnennung des Sponsors oder Abbildung des Logos auf der Internet-Seite des Vereins. Steuerpflichtig wird es aber, wenn der Sponsorenname oder -logo zur Internet-Seite des Sponsors verlinkt ist. 

Bei einer Beitragsänderung ist nach SEPA-Richtlinien eine neue Vorabinfo notwendig. Reicht eine Veröffentlichung in den örtlichen Printmedien, oder muss jedes Mitglied individuell benachrichtigt werden?

Die sogenannte „Vorabinformation“ (auch „Pre-Notification“ genannt) an den Zahlungspflichtigen ist gesetzlich nicht vorgesehen und damit auch nicht gesetzlich geregelt. Diese Pflicht zur Vorabinformation resultiert alleine aus der jeweils individuell zwischen dem Verein und dem Kreditinstitut abgeschlossenen Lastschriftvereinbarung. Dort wird üblicherweise die Formulierung verwendet, dass der Zahlungsempfänger den Zahlenden „mindestens zwei Wochen vor dem Einzug schriftlich zu informieren“ habe, soweit zwischen den beiden nichts anderes vereinbart ist. Schriftlich bedeutet hier aber, dass auch ein einfaches E-Mail zur Information genügen würde (§ 127 Abs. 2 BGB). Eine davon abweichende Vereinbarung könnte sich aus der Satzung oder sonstigen für Ihr Mitglied verbindlichen Regelungen ergeben.

Demnach genügt die Veröffentlichung der Einziehungsankündigung in einer Zeitung genügt nur dann dem mit Ihrem Kreditinstitut geschlossenen Vertrag, wenn dies zwischen dem Verein und seinen Mitgliedern vereinbart ist.

Datenschutz

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Dürfen weiterhin Meldungen, z.B. zu Erfolgen unserer Mitglieder bei Turnieren, über die Mitgliederversammlung oder Ähnliches mit personenbezogenen Daten ohne Einwilligung veröffentlichen?

Auch hier gilt, dass die Weitergabe der personenbezogenen Daten durch den Verein an Dritte nur erlaubt ist, wenn eine der in Art. 6 Abs. 1 DSGVO aufgeführten Rechtsgrundlagen einschlägig ist.

So darf der Verein nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die entsprechenden personenbezogenen Daten des Mitglieds im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins verarbeiten, soweit das für die Abwicklung des Mitgliedschaftsverhältnisses erforderlich ist. Das kann sich zum Beispiel aus dem Vertrag zur Teilnahme an einer Wettkampfveranstaltung ergeben.

Außerdem könnte der Verein ein berechtigtes Interesse daran haben, im Rahmen seiner Öffentlichkeitsarbeit über die Erfolge seiner Mitglieder und damit auch über seine eigenen Erfolge zu berichten. Nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ist diese Verarbeitung dann ohne Einwilligung der betroffenen Mitglieder zulässig, wenn das vorgenannte Interesse des Vereins das Interesse des Mitglieds, dass die Verarbeitung unterbleibt, überwiegt. Das kann nur im Einzelfall entschieden werden.

Wenn keine der beiden vorgenannten Rechtsgrundlagen einschlägig ist, dann benötigt der Verein für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten die Einwilligung der davon betroffenen Person.

Darf die Übungsleiterabrechnung noch online erstellen und per Mail versenden?

Hier wird unterstellt, dass die Übungsleiterrechnung vom Übungsleiter gestellt wird. Es macht nämlich keinen Sinn, dass der Verein dem Übungsleiter eine Rechnung für dessen Tätigkeit stellt. Wenn es sich aber um die Rechnung des Übungsleiters an den Verein handelt, dann entscheidet alleine der Übungsleiter, ob er die aus der Rechnung ersichtlichen ihn betreffenden personenbezogenen Daten im Computer verarbeitet und an den Verein schickt. Denn es sind seine eigenen personenbezogenen Daten. Sollten in den Übungsleiterrechnungen auch personenbezogene Daten anderer Personen enthalten sein (z.B. Teilnehmerlisten), dann muss der Übungsleiter nach Art. 32 DSGVO ein angemessenes Schutzniveau herstellen, dass unbefugte Personen keinen Zugriff auf diese Daten bekommen. 

Darf der Verein die Teilnehmer an meinen Übungsstunden noch über eine Excel-Tabelle auf meinem PC verwalten?

Die Teilnehmer der Übungsstunden stehen entweder als Mitglieder des Vereins oder als Kursteilnehmer aufgrund besonderer Vereinbarung in einer "vertraglichen" Beziehung zu dem Verein. Der Verein darf alle Verarbeitungen der personenbezogenen Daten vornehmen, die für die Erfüllung dieses Vertrages erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO). Dass Teilnehmerlisten heutzutage elektronisch vorgehalten werden, ist allgemein anerkannter Standard. Dass man zur Kontrolle des Rechts der Teilnehmer zur Teilnahme an den Übungsstunden Listen führt, um den berechtigten Personen die Teilnahme gestatten zu können, ist für die Vertragserfüllung erforderlich. Allerdings ist insbesondere hier nach Art. 32 DSGVO ein angemessener Schutz sicherzustellen, dass keine unberechtigten Personen Zugriff auf diese Excel-Tabelle nehmen können.

Dürfen wir im Rahmen der DSGVO noch Namen in Ergebnislisten veröffentlichen?

Im Einzelfall kann es bereits durch die Anmeldung zum Wettbewerb abgedeckt sein, dass Starter- und Ergebnislisten erstellt und veröffentlicht werden, wenn dies in der konkreten Sportart tatsächlich erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). Das ist zum Beispiel in Einzelsportarten mit "Ranking" der Fall, die bei jedem einzelnen Start eines Sportlers Auswirkung auf dessen Bewertung haben. Weiter muss hier dann auch genau geprüft werden, ob die Veröffentlichung im Internet tatsächlich "erforderlich" ist, da weltweit und von jeder Person darauf zugegriffen werden kann. Denkbar wäre nämlich, je nach Zweck der Veröffentlichung, dass diese auch anders möglich ist (z.B. in einem geschlossenen Teilnehmerbereich der Internetseite).

Weiterer Fall ist, dass der Veranstalter ein objektives berechtigtes Interesse an der Veröffentlichung der Ergebnisliste im Internet hat und dieses Interesse des Vereins das Interesse des einzelnen teilnehmenden Sportlers, dass seine Daten nicht veröffentlicht werden, überwiegt, (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO). Es bestehen jedoch erhebliche Bedenken, ob gerade bei einer Veröffentlichung aller Teilnehmerergebnisse im weltweit abrufbaren Internet das Interesse des Veranstalters an der Veröffentlichung tatsächlich überwiegt. Das kann sicher wohl nur für die ersten drei Plätze angenommen werden. Doch selbst hier kann der betroffene Sportler bei besonderen Gründen in seiner Person widersprechen.

Ist die Erstellung und Veröffentlichung der Wettkampfergebnisse nicht im vorgenannten Sinn "erforderlich" oder im "überwiegenden berechtigten Interesse des Veranstalters", dann reicht es ab dem 25.05.2018 für die Einholung einer wirksamen Einwilligung des teilnehmenden Sportlers nicht mehr aus, wenn nur in der Ausschreibung darauf hingewiesen wird. Denn die neuen Regelungen verlangen, dass wenn die Einwilligung der betroffenen Person durch eine schriftliche Erklärung erfolgt, die noch andere Sachverhalte betrifft, das Ersuchen um die Einwilligung in verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache so erfolgen und von den anderen Sachverhalten klar zu unterscheiden sein muss. Das ist bei einem Ausschreibungstext nicht gegeben.

Letztlich führt selbst die rechtmäßige Veröffentlichung nicht dazu, dass diese dann für immer im Internet stehen dürfen. Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 e DSGVO) sind die Daten zu löschen, wenn es die ursprünglichen Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, nicht mehr erfordern.

Letztlich kommt es also auf den jeweiligen Einzelfall an, ob die Ergebnislisten erstellt, veröffentlicht werden können und wann sie gelöscht werden müssen.

Eine Vielzahl unserer Mitglieder will der Einwilligung zur Nutzung der persönlichen Daten nicht zustimmen. Was können wir tun?

Zuerst einmal muss angemerkt werden, dass eine rechtmäßige Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder eines Vereins nicht zwingend deren Einwilligung dafür voraussetzt. Vielmehr muss nach Art. 6 Abs. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nur eine der dort aufgeführten Rechtsgrundlagen für die konkrete Verarbeitung gegeben sein. Die „Einwilligung“ ist nur eine dieser Rechtsgrundlagen.

So darf der Verein nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO alle personenbezogenen Daten der Mitglieder verarbeiten, die für die Abwicklung des Mitgliedschaftsverhältnisses erforderlich sind. Das sind insbesondere Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum und gegebenenfalls Kontodaten zur Abbuchung der Beiträge. Eine Einwilligung des jeweiligen Mitglieds zu dieser Verarbeitung ist nicht erforderlich.

Die Telefonnummer (oder auch die E-Mail-Adresse) ist in der Regel für die Abwicklung des Mitgliedschaftsverhältnisses nicht erforderlich. Allerdings hat der Verein ein berechtigtes Interesse daran, mit seinen Mitgliedern in Vereinsangelegenheiten kurzfristig in Verbindung treten zu können. Nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ist diese Verarbeitung dann auch ohne Einwilligung der betroffenen Mitglieder zulässig, wenn das vorgenannte Interesse des Vereins das Interesse des Mitglieds, dass die Verarbeitung unterbleibt, überwiegt.

Schließlich gibt es auch gesetzliche Vorschriften, die eine bestimmte Verarbeitung personenbezogener Daten verlangen. In diesen Fällen ist die Verarbeitung ebenfalls ohne Einwilligung der betroffenen Mitglieder zulässig (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). So sind Vereine zum Beispiel verpflichtet, auch nach dem Ausscheiden von Mitgliedern bestimmte personenbezogene Daten der Mitglieder noch 10 Jahre für steuerliche Zwecke aufzubewahren (§ 147 AO).

Nur wenn keine der vorgenannten Rechtsgrundlagen für die vom Verein konkret gewollte Verarbeitung einschlägig ist, dann benötigt der Verein für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten die Einwilligung der davon betroffenen Person. Erteilt die Person diese Einwilligung nicht, dann darf der Verein die Verarbeitung nicht vornehmen. Da die Person mit der Verweigerung der Einwilligung nur die ihr zustehenden verfassungsmäßigen Rechte auf Informationelle Selbstbestimmung wahrnimmt, ist die Verweigerung in der Regel auch kein ausreichender Grund für einen Ausschluss eines die Einwilligung verweigernden Mitglieds aus dem Verein.

Abschließend sei noch angemerkt, dass selbst wenn die betroffene Person die Einwilligung erteilt, sie diese jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen darf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dann muss ab diesem Zeitpunkt die Verarbeitung für die Zukunft unterbleiben, es sei denn, dass eine der anderen in Art. 6 Abs. 1 DSGVO aufgeführten Rechtsgrundlagen gegeben ist.

Findet die DSGVO auch Anwendung auf Fotos, die wir auf unserer Vereinshomepage veröffentlichen?

Gemäß Art. 2 Abs. 1 DSGVO gilt diese uneingeschränkt „für ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten“, es sei denn, dass Aufnahmen zu rein privaten Zwecken gemacht werden (Art. 2 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Fotografien von Personen, die heute fast ausschließlich mit Digitalkameras aufgenommen werden, stellen grundsätzlich personenbezogene Daten dar. Es handelt sich um physische und physiologische Merkmale, die auch sofort, mit den entsprechenden Metadaten, digital gespeichert werden. Die Metadaten umfassen dabei zumindest Ort und Zeit des Bildes. Weiterhin lassen sich Gesichter mit entsprechenden Datenbanken abgleichen und sich so weitere Daten ermitteln, wie z.B. die Namen der abgebildeten Personen (Vermerk "Rechtliche Bewertung von Fotografien einer unüberschaubaren Anzahl von Menschen nach der DSGVO außerhalb des Journalismus" des Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, S. 2).

Deshalb ist für das rechtmäßige Fertigen und jeweilige weitere Verwenden von Fotos das Eingreifen einer der in Art. 6 Abs. 1 DSGVO enthaltenen Rechtsgrundlagen erforderlich.

Brauchen wir in unserem Verein einen Datenschutzbeauftragten? Wie finden wir diesen?

Nicht jeder Verein braucht einen Datenschutzbeauftragten. Es gibt jedoch verschiedene gesetzliche Regelungen, in welchen Fällen ein Datenschutzbeaufragter zwingend zu benennen ist.

Nach Art. 37 Abs. 1 lit. c DSGVO muss der Verein auf jeden Fall dann einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn seine Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten gemäß Art. 9 DSGVO oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Art. 10 DSGVO besteht. Das dürfte bei den allermeisten Vereinen nicht der Fall sein.

Allerdings muss ein Verein nach § 38 Abs. 1 Satz 1 BDSG (in der ab dem 25.05.2018 geltenden Fassung) einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn er in der Regel mindestens zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt. Automatisiert bedeutet, dass die Verarbeitung unter Einsatz von technischen Hilfsmitteln erfolgt (z.B. Computer, Tablets, Smartphones etc.).  Mit „beschäftigt“ sind alle mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigten Personen gemeint. „Beschäftigte“ des Vereins im Sinne des Sozialversicherungsrechts brauchen diese Personen nicht zu sein. Bei der Feststellung dieser Personenzahl ist es irrelevant, ob die Personen dem Vorstand angehören, ob sie haupt-, neben- oder ehrenamtlich tätig sind. Ständig sind diese Personen mit der automatisierten Verarbeitung beschäftigt, wenn die automatisierte Verarbeitung zu deren Aufgabengebiet gehört, auch wenn die Verarbeitung nur gelegentlich erfolgt.

Allerdings ist nach § 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG (in der ab dem 25.05.2018 geltenden Fassung) unabhängig von der Zahl der mit der automatisierten Datenverarbeitung beschäftigten Personen die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten durch den Verein erforderlich, wenn der Verein Verarbeitungen vornimmt, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO unterliegen. Das ist zum Beispiel bei Vereinen möglich, die in nicht geringem Umfang Gesundheitsdaten verarbeiten.

Welche Regelungen muss der Verein in die Satzung hinsichtlich des Datenschutzes aufnehmen, oder genügt eine Regelung in einer nebenstehenden Datenschutzordnung?

Grundsätzlich sind keine besonderen Regelungen zum Datenschutz in der Vereinssatzung oder in einer den Datenschutz regelnden Vereinsordnung notwendig. Grund dafür ist, dass das Einhalten der datenschutzrechtlichen Bestimmungen schon aufgrund des Gesetzes erfolgen muss. Einer gesonderten Anordnung dazu bedarf es in der Satzung nicht. Soweit bei der Datenerhebung den betroffenen Personen bestimmte Informationen mitzuteilen sind (Art. 13 DSGVO), genügt ein Text in der Satzung oder einer Vereinsordnung ebenfalls nicht. Denn nach dem ausdrücklichen Wortlaut der DSGVO müssen diese Informationen zum Zeitpunkt der Datenerhebung der betroffenen Person mitgeteilt werden. Dass die Person die Informationen woanders oder später einsehen kann, genügt nicht. Letztlich kann auch über die Satzung oder eine Vereinsordnung keine wirksame Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt werden. Denn die DSGVO verlangt, dass die betroffene Person bezüglich der Einwilligung eine unmissverständlich abgegebene Willensbekundung getätigt hat. Der Beitritt zum Verein alleine reicht aber keinesfalls für eine solche unmissverständliche Willensbekundung zur Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten aus.

Haftet der (ehrenamtliche) Datenschutzbeauftragte persönlich?

Gemäß Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO ist der Datenschutzbeauftragte auch für die Überwachung der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen im Verein verantwortlich. Er hat nicht nur eine allein beratende und unterstützende Funktion. Vielmehr wird er ab dem 25.05.2018 in stärkerem Maße auch für die Umsetzung der von ihm vorgeschlagenen Maßnahmen durch den Verein verantwortlich sein.

Damit geht jedoch die Gefahr einer höheren Haftung des Datenschutzbeauftragten einher. Denn verletzt er diese Überwachungspflicht schuldhaft oder berät er falsch, kann er in stärkerem Maße als bisher für datenschutzrechtliche Verstöße haftbar gemacht werden. Soweit der Datenschutzbeauftragte Mitglied des Vereins ist und für den Verein ehrenamtlich tätig ist, bzw. vom Verein nicht mehr als 720,00 € jährlich erhält, kann er jedoch in den Genuss des Schutzes durch § 31b BGB kommen, so dass er dem Verein nur im Fall grober Fahrlässigkeit haftet.

Darf der Verein persönliche Daten seiner Mitglieder auf der Vereins-Homepage veröffentlichen? Zum Beispiel Namen, Alter und Erfolge bei Wettbewerben?

Eine Veröffentlichung von personenbezogenen Daten der Mitglieder ist dem Verein nur erlaubt, wenn eine der in Art. 6 Abs. 1 DSGVO aufgeführten Rechtsgrundlagen für die konkrete Veröffentlichung greift. 

In der Regel deckt die Mitgliedschaft im Verein rechtlich nicht auch die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten der Mitglieder auf der Internetseite ab. Denn die Veröffentlichung mag zwar im Interesse des Vereins sein, aber für die Erfüllung der Mitgliedschaft oder aber der Erfüllung der Vereinszwecke nicht erforderlich. Bei einer Teilnahme an Wettkämpfen durch Mitglieder eines Sportvereins kann dies aber auch anders zu bewerten sein. Denn die Teilnahme an Wettbewerben gehört Sportvereinen zur Erfüllung des Vereinszwecks. Deshalb sind die Verarbeitungen personenbezogener Daten erlaubt, soweit das für die Durchführung des Wettkampfes erforderlich ist. Deshalb kann im Einzelfall die Veröffentlichung von Teilnehmerlisten oder auch die Veröffentlichung von Ergebnislisten von der Wettkampfteilnahme bereits abgedeckt sein. In der Regel besteht hier jedoch kein Interesse an der Veröffentlichung von Ergebnissen, welche sportlich nicht relevant sind.

In der Regel wird die Veröffentlichung personenbezogener Daten auf der Internetseite des Vereins nur mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Personen möglich sein. Diese Einwilligung kann aber jederzeit widerrufen werden und der Verein muss auch beweisen können, dass ihm die Einwilligung wirksam erteilt worden ist (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Reicht ein allgemeiner Beschluss der Mitgliederversammlung zum Umgang mit persönlichen Daten der Mitglieder als Einwilligung?

Nein. Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine der in Art. 6 Abs. 1 DSGVO aufgezählten Rechtsgrundlagen gegeben ist. Ein einseitiges Anordnen des Duldens einer bestimmten Verarbeitung kennt Art. 6 Abs. 1 DSGVO nur für den Fall, dass ein Gesetz dies vorsieht. Also reicht ein Beschluss der Mitgliederversammlung als Berechtigung für eine bestimmte Datenverarbeitung nicht aus.

Benötigt ein Verband, der die personenbezogenen Daten der Mitglieder seiner Mitgliedsvereine verarbeitet ebenfalls die schriftliche Einwilligung aller einzelnen Personen?

Der Verband kann die personenbezogenen Daten der Mitglieder seiner Mitgliedsvereine verarbeiten, wenn ihn eine der in Art. 6 Abs. 1 DSGVO enthaltenen Rechtsgrundlagen dazu ermächtigt.

So ist denkbar, dass der Sportbetrieb des Verbandes so organisiert ist, dass für die Teilnahme daran auch die Mitglieder des Mitgliedsvereines einen Spielerpass benötigen, der aufgrund der Struktur dieser Sportart nur vom Verband ausgestellt wird. Dann darf der Mitgliedsverein die personenbezogenen Daten der am Sportbetrieb teilnehmenden Mitglieder, soweit das für die Ausstellung des Spielerpasses erforderlich ist, an den Verband weiterleiten. Der Verband wiederum darf die Daten für die Ausstellung des Spielerpasses verarbeiten, aber auch nur dafür.

Ebenso ist die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder der Mitgliedsvereine durch den Verband auch ohne Einwilligung der betroffenen Personen rechtlich möglich, wenn diese Personen aufgrund der ausdrücklichen Regelungen in der Satzung des Mitgliedsvereins und auch des Verbandes durch die Mitgliedschaft im Mitgliedsverein auch die im Verband erwerben.

Andere Fallgestaltungen für eine erlaubte Verarbeitung personenbezogener Daten ohne Einwilligung der betroffenen Personen sind denkbar, können aber nur im Einzelfall geprüft werden.

Jedenfalls darf der Verband die personenbezogenen Daten der Mitglieder seiner Mitgliedsvereine verarbeiten, wenn er dazu jeweils die Einwilligung der einzelnen Mitglieder hat. Das muss der Verband dann auch beweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Dürfen nur Vorstandsmitglieder Zugriff auf die Mitgliederdaten haben?

Nein. Der nach § 26 BGB vertretungsberechtigte Vorstand des Vereins ist verpflichtet, dafür Sorge zu tragen, dass im Verein die datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Das bedeutet aber nicht, dass nur er im Verein personenbezogene Daten verarbeiten dürfte.

Vielmehr kann er auch organisieren, dass andere Personen ebenfalls auf die personenbezogenen Daten der Mitglieder zugreifen können. Er muss dann jedoch darauf achten, dass der Zugriff nur durch Personen erfolgt, die im Rahmen der nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO erlaubten Verarbeitung durch den Verein tätig werden. Außerdem dürfen diese Personen nur insoweit Zugriff haben, als das für ihre jeweilige konkrete Tätigkeit im Verein erforderlich ist.

So dürfen zum Beispiel die Übungsleiter eines Vereins Zugriff auf die Namen und gegebenenfalls Telefonnummer der Mitglieder des Vereins haben, die an seinen Übungsstunden teilnehmen. Die Mitarbeiterin der Geschäftsstelle, die neben dem Schriftverkehr mit den Mitgliedern auch die Beitragsrechnungen erstellt und verschickt, dar Zugriff auf die Namen und Anschriften der Mitglieder haben.

Jedenfalls muss jeder Mitarbeiter des Vereins, egal ob haupt-, neben- oder ehrenamtlich tätig, vom vertretungsberechtigten Vorstand bezüglich der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen belehrt werden.

Müssen Bestandsmitglieder rückwirkend neu informiert werden?

Nein. Die Regelung des neuen Art. 13 DSGVO, wonach den betroffenen Personen bei der Datenerhebung bei ihnen eine ganze Reihe von Informationen mitzuteilen sind, stellt auf den Zeitpunkt der Datenerhebung ab. Da die DSGVO aber erst zum 25.05.2018 in Kraft treten wird, kann diese gesetzliche Regelung auch nur die Fälle der Datenerhebung erfassen, die ab dem 25.05.2018 erfolgen. Eine rückwirkende Informationspflicht enthält die DSGVO nicht.

Es steht jedoch jedem Verein frei, auch die Bestandsmitglieder entsprechend zu informieren.

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